Avec seulement 85 postes de travail pour ses 350 collaborateurs en région parisienne, OpenClassrooms s’est trouvé en contrainte capacitaire. Il fallait un outil efficace, basique, et simple pour réguler l’occupation des bureaux.

OpenClassrooms révolutionne sa politique de télétravail avec Semana : flexibilité, réservation simplifiée et gestion des espaces de travail optimisée

OpenClassrooms, une entreprise pionnière dans l’éducation en ligne, a révolutionné sa politique de télétravail pour offrir davantage de flexibilité à ses employés. Agathe Voulfow, Directrice Workplace & Facilities, partage comment l’entreprise a réussi sa transition vers un modèle Flex Office et explique pourquoi Semana a été le partenaire idéal. Découvrez comment Openclassrooms gère l’affectation des espaces de travail, résout les problématiques d’accès aux bureaux et offre une expérience utilisateur simplifiée grâce à Semana.

Les Points Clés

• 85 postes de travail
• 400 collaborateurs en France
• Taux de flex important de 21%
• Passage en mode « Full Flex »
• Introduction d’une politique “Remote First”
• Besoin de réguler l’accès aux espaces de travail

Organisation de la politique de télétravail chez OpenClassrooms :

Avant la pandémie, OpenClassrooms avait déjà mis en place une journée de télétravail par semaine pour tous ses employés. Suite à leur déménagement en plein confinement, l’organisation s’est retrouvée avec des locaux quasi-vides, avec en moyenne seulement 40 postes de travail occupés sur 400 collaborateurs, ce qui représente un taux d’occupation de 10%. Par conséquent, ils ont décidé de réduire la surface et donc la capacité. OpenClassrooms a choisi des locaux plus centraux pouvant accueillir le double du taux moyen, soit 85 bureaux.

Victimes de leur propre succès, OpenClassrooms a rapidement constaté que leurs beaux locaux étaient en surcapacité. Par conséquent et avec la volonté d’adopter un modèle hybride et d’offrir plus de flexibilité aux employés, OpenClassrooms a développé sa « Remote-First Policy ». Cette politique permet aux employés de travailler depuis n’importe quel endroit de leur choix, que ce soit au bureau, à domicile, chez des proches ou dans des espaces de coworking. La seule condition pour accéder au bureau est de réserver un poste de travail à l’avance, garantissant ainsi une utilisation efficace des espaces disponibles.

Une meilleure gestion d’affectation des espaces de travail avec Semana

OpenClassrooms avait besoin d’un outil efficace pour réguler l’accès au bureau, compte tenu de la capacité limitée de leurs locaux. Avec 400 employés en France – dont 350 en région parisienne – et seulement 85 places disponibles au bureau, il était essentiel de mettre en place un système de réservation simple et basique pour assurer que chaque employé ait un poste de travail lorsqu’il se rend au bureau.

“La seule condition pour accéder au bureau dans le cadre de notre politique Full Flex c’est de réserver son poste de travail avant de venir. Pour être sûr d’avoir une place et ne pas avoir fait le chemin pour rien, pour des raisons de sécurité, et puis également pour permettre d’avoir des datas qui permettent de réaligner des besoins et de faire évoluer la politique de télétravail”

– Agathe Voulfow, Directrice Workplace & Facilities chez OpenClassrooms

Semana a été choisi après une mise en concurrence avec plusieurs acteurs du marché en raison de sa capacité à répondre aux besoins spécifiques d’OpenClassrooms, de son déploiement rapide, et de la réactivité de l’équipe.

“Nous utilisons Semana depuis janvier 2023, après une mise en concurrence avec de nombreux acteurs du marché. Semana nous a séduits en répondant parfaitement à nos besoins. Leur réactivité, leur capacité à adapter leur offre et le déploiement rapide ont été des facteurs déterminants dans notre choix. C’était une décision naturelle pour nous.”

Résultats clés

En bref, Semana a joué un rôle clé pour OpenClassrooms dans la réussite et l’évolution de sa politique de télétravail, permettant à l’entreprise de :

• Maîtriser son taux d’occupation a tout moment
• Suivre les données afin de faire évoluer sa politique
• Donner aux employés un moyen de mieux vivre le travail hybride

Toutes ces mesures ont finalement contribué à optimiser le fonctionnement de l’entreprise en matière de flex office, favorisant ainsi sa croissance continue.

Découvrir pourquoi OpenClassrooms a choisi Semana comme partenaire pour accompagner leur transition au flex office avec une solution puissante, efficace et simple.

Contactez-nous pour en savoir plus — et pour réussir votre passage au Flex-Office