Face a un effectif pratiquant des rythmes de télétravail différents et un taux de flex de 70%, Botify a en 2020 fait le constat qu’il fallait un outil pour gérer sa politique de travail hybride pour ses collaborateurs internationaux.

Une entreprise globale basée en France, et éditeur d’une plateforme d’analyse SEO pour aider les entreprises à optimiser leur présence en ligne, Botify avait besoin d’évoluer vers le travail hybride. Comme beaucoup d’autres, l’entreprise a dû faire face aux défis de la pandémie COVID-19. Au retour au bureau, il fallait repenser la façon de travailler, notamment en ce qui concerne le travail à distance et l’aménagement de ses locaux à Paris. 

Avec des effectifs en constante évolution et des locaux plus adaptés aux besoins, Botify cherchait à trouver un moyen de gagner en visibilité sur la localisation des collaborateurs et de planifier la présence et l’absence de ses employés en fonction des espaces disponibles.

Les Points Clés

• 200 collaborateurs sur Semana
• 140 postes de travail
• 3 modes de travail hybride
• Besoin de visibilité sur les plannings différents
• Collaborateurs internationaux qui viennent au siège

La politique de télétravail de Botify

Une entreprise internationale, Botify a des bureaux et donc des collaborateurs non seulement au siège à Paris, mais aussi à New York et à Londres. L’entreprise a connu une forte croissance en 2020 et a donc été confrontée au besoin de trouver de nouveaux locaux adaptés à son effectif croissant ainsi que ses besoins évoluants depuis les confinements. 

Grâce à l’expérience acquise, Botify savait qu’il devait être intelligent dans sa politique de télétravail et qu’il fallait un outil au moment du déménagement. En novembre 2020, l’entreprise a commencé à enquêter auprès de ses employés pour connaître leur opinion sur la politique de télétravail, les besoins et les habitudes afin de bien choisir et aménager les nouveaux locaux.. C’est là qu’elle a découvert Semana.

« On avait des questions très concrètes. La première question c’est la politique de télétravail qu’on a choisie. Elle est différenciée par département, simplement parce que selon les fonctions, le besoin d’être en équipe et dans le même lieu n’est pas le même. Et on voulait vérifier au fur et à mesure de l’année que nos suppositions étaient justes, que le nombre de personnes qui choisissaient par exemple du télétravail à temps complet correspondait aux projections qu’on avait faites. »

– Pierre Couzy, CTO de Botify

Réussir sa politique de télétravail grâce à Semana

Rationalisation des espaces

Botify a adopté Semana dès son emménagement dans ses nouveaux bureaux et l’a utilisé pour aménager correctement les locaux en fonction de sa politique de télétravail et les collaborateurs anticipés en chaque zone. L’outil a permis à l’entreprise de vérifier si le nombre de personnes qui ont choisi le télétravail à temps complet correspondait aux projections faites suite au sondage, ainsi que de vérifier que les jours de présence ne posaient pas de problème avec une croissance des effectifs.

Gestion des indemnités de télétravail

Semana a également aidé Botify à gérer les indemnités de télétravail en fournissant un outil de mesure simple et efficace.

“On avait un autre élément très spécifique lié à la politique de rémunération des moyens mis en place par l’employé lorsqu’il travail de chez lui. Et donc là aussi on avait grâce à Semana un outil de mesure extrêmement simple qui permettait de gérer une partie plus administrative sans que ce soit un surcoût de travail pour les équipes autour de ça.”

Planifier les emplois du temps

Botify souligne l’importance de Semana dans la gestion des emplois du temps des salariés. Les employés peuvent facilement indiquer leurs jours de présence et d’absence, tandis que les alternants peuvent ajouter leurs jours de formation.

“Ce que je trouve extrêmement pratique, c’est quand on met nos jours de présence ou d’absence dans Semana, c’est directement lié à notre Google Agenda. C’est extrêmement pratique pour que nos collègues puissent directement voir si on est là ou pas, et c’est pratique pour s’organiser en équipe.”

– Solène Moncomble, HR Specialist chez Botify

Ce gain de temps et de visibilité permet aux managers tout comme les collaborateurs de mieux planifier les tâches et de mieux organiser le travail. Un vrai plus pour cette organisation internationale, Semana facilite la présence et la réservation d’une place pour les collaborateurs venant des bureaux de Londres et de New York qui travaillaient occasionnellement dans les bureaux parisiens.

“On a trois types de télétravail possibles : Le télétravail occasionnel, où là c’est vraiment une demande de salariés de manière occasionnelle. Ensuite on a le télétravail récurrent, c’est entre un et trois jours de télétravail par semaine. Et après on a une politique de full remote qui est proposée seulement à certains salariés. Du coup [Semana] les permet de réserver leur place dans les bureaux, et nous aussi de voir la population et le nombre d’employés qui seront présents.”

Résultats clés

En bref, Semana a joué un rôle clé pour Botify dans la définition et le pilotage de sa politique de télétravail, permettant à l’entreprise de :

• Mieux adapter ses locaux 
• Suivre les plannings de ses employés
• Gérer efficacement les indemnités de télétravail des salariés concernés

Tout cela a finalement contribué à optimiser le fonctionnement de l’entreprise en travail hybride, et ainsi à sa croissance continue.

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