LA START-UP FRANÇAISE SEMANA VEUT AIDE LES ENTREPRISES À RELEVER LE DÉFI DU TÉLÉTRAVAIL, AVEC SA SOLUTION UNIQUE POUR PLANIFIER L’OCCUPATION DES BUREAUX ET GÉRER LES EFFECTIFS
- Le télétravail s’installe : un tier des salariés et employés sont désormais en télétravail plusieurs jours par semaine
- Près d’un demi-trillion d’euros dépensé chaque année dans le monde pour maintenir des bureaux… inutilisés ou sous occupés…
- Présentiel vs. distanciel, rotations de poste vs. proximité physique entre équipes, politique de l’organisation vs. préférences personnelles : un bouquet de contraintes nouvelles impactent la réalisation des projets et la productivité
Semana, une entreprise française née en mai 2020 alors que le monde subissait son premier confinement, veut aider les organisations à maintenir leur cohésion et celles de leurs équipes en télétravail ou pas, grâce à une solution de planification de l’occupation des bureaux et de gestion des effectifs qu’elle a développé en propre.
Sa solution permet à la fois de piloter la collaboration entre et au sein des équipes (« qui vient quand », « quand se rencontrer », « effectuer des rotations de manière équitable ») et de rationaliser les espaces de travail disponibles (« attribution des bureaux », « proximité physique des membres d’une équipe », « optimiser l’utilisation des locaux »).
Une solution pour intégrer le télétravail
La start-up, qui a récemment levé 600 000 € auprès d’Entrepreneur First, de business angels et de la BPI pour accélérer son développement, s’inscrit dans une tendance où le télétravail a sextuplé en 2021 par rapport à l’année dernière, et où 30% des salariés travaillent désormais de chez eux plusieurs fois par semaine.
L’organisation des espaces de travail et de réunion, la gestion des plannings et du télétravail sont désormais complètement liées. Mais peuvent aussi se piloter en quelques clics, grâce aux fonctionnalités de la solution développée par Semana : cohérence de la politique en matière de présentiel à partir de critères définis par l’entreprise et des préférences individuelles exprimées ; gestion des espaces en tenant compte des zones à attribuer et des règles de distanciation sociale en vigueur ; visualisation sur un seul tableau de bord des emplacements, des taux d’occupation, des fréquences de contact pour valider ou adapter la politique en place…
Ce besoin de rationalisation n’est pas seulement dû à l’éclatement des équipes ou à des emplois du temps devenus complexes à gérer, entre présence et travail à distance. Les organisations sont en train de repenser leur stratégie en matière de besoins immobiliers. 450 mille milliards d’euros sont ainsi actuellement dépensés chaque année dans le monde pour se payer des bureaux inutilisés.
« Télétravailler ne signifie pas seulement travailler à la maison, ce qui convient pour des activités dans lesquelles on peut s’investir seul », explique Albert Raynaud, co-fondateur et CEO de Semana. « Mais nous continuerons d’aller au bureau pour échanger avec les collègues sur des problèmes complexes, nous rencontrerons les clients dans des espaces de co-working, qui conviennent aussi au travail individuel en distanciel. Le nomadisme, qui est devenu un vrai sujet dans les années 2000, reste d’actualité. La question qui se pose désormais : comment gérer tous ces flux et intégrer ces postes de travail virtuels dans un planning d’équipe ? »
Flex-working, l’avenir du travail en entreprise ?
Le gain qu’apporte cette flexibilité – ou : flex working – sur la qualité de vie des individus est indéniable. Mais elle suppose de pouvoir savoir où chacun se trouve à l’instant T (et de savoir qui sera là à T+1), de s’assurer que chacun est joignable, dispose des outils informatiques voulus pour travailler et peut échanger avec le reste de l’équipe. L’enjeu pour les entreprises face à ce changement de paradigme est de continuer à assurer la cohésion des équipes, de faire en sorte qu’elles continent de collaborer avec efficience et de ne pas perdre en productivité.
D’où la nécessité d’inventer de nouvelles règles et nouveaux modes de gestion, qui soit la plus fluide possible. Avec une solution venant se greffer à l’environnement digital et progiciel propre à chaque entreprise, tout en intégrant les mises à jour et la synchronisation entre les outils de leur suite informatique.
« Comme tout le monde, nous n’avions pas vu le confinement venir. Puis les différents confinements ont bouleversé les usages en matière de collaboration au sein des organisations, et montré que Semana avait encore plus de sens, dans des proportions que nous n’aurions pas pu anticiper. Certains salariés ont découvert des vertus au télétravail, qui est devenu une sorte d’acquis social, voire sociétal. D’autres n’en pouvaient plus, avaient hâte de retrouver leurs environnements de travail et les collègues. Mais il n’y a pas eu de retour à un ’’avant’’. Il y a une nouvelle réalité avec de multiples contraintes, à laquelle les organisations ont su s’adapter, mais n’arrivent pas forcément à gérer encore complétement », explique Albert Reynaud.
Pionnier sur un marché mondial
Semana est actuellement un des très rares acteurs du marché qui permette à la fois de gérer simultanément les plannings d’équipe et de rationaliser l’utilisation des espaces disponibles.
La start-up se positionne sur un marché dont la valeur totale qui se compte en centaines de milliards englobe les coûts d’inutilisation des bureaux ; les frais liés à la gestion des nouvelles contraintes liées au flex-working avec des solutions multiples, plurielles, parfois redondantes et pas toujours adaptées ; les coûts pour chercher des solutions à ces problématiques ; et les coûts liés aux équipes chargées de gérer cette organisation.
Des références prestigieuses
A peine lancée, Semana a convaincu des acteurs traditionnels comme des start-up qui utilisent Semana pour mieux piloter leurs équipes. Parmi ces références on compte Agregio (EDF), Bizon, Harvest, Foncia, Le Monde, Meilleurs agents, 360Learning…
A propos de Semana et de ses fondateurs
Semana a été fondée et est dirigée par Albert Reynaud, CEO, titulaire d’un Master en International Business, ex-ESCP Europe, ex-Google pendant 10 ans ; Valerio Volpati, PhD en Physique Statistique, ex-Chargé de Recherches pour Capital Fund Management et à l’Ecole Polythechnique ; et Nicolas Cosme, CTO, Ingénieur Télécommunication spécialisé en Génie logiciel, ex-ENSEIRB-MATMECA et entrepreneur co-fondateur d’autres start-ups.