Le Vocabulaire Complet du Flex Office et des Bureaux de Demain

La pandémie a forcé les entreprises à repenser leur approche de l’espace de travail. Les entreprises ont dû s’adapter à une nouvelle façon de travailler pour répondre aux besoins de leurs employés, mais également pour garantir leur sécurité. Parmi les nouvelles tendances qui ont vu le jour, on trouve le flex office. 

Mais le flex office c’est quoi exactement ? Dans cet article, nous allons définir ce concept et explorer d’autres “buzzwords” du monde de l’espace de travail post-Covid.

Définition du Flex Office

Le flex office est une nouvelle manière d’organiser les espaces de travail surtout pour les entreprises pratiquant le télétravail. Il s’agit d’un modèle de travail où les employés n’ont pas un bureau ou un espace de travail attitré. Ils ont plutôt la liberté de choisir leur espace de travail en fonction de leurs besoins du moment. Cela peut être un bureau, une salle de réunion, un espace de coworking ou tout autre espace de travail disponible.

Le flex office est une réponse à la demande croissante des employés pour plus de flexibilité et d’autonomie dans leur travail. Il permet également aux entreprises de maximiser l’utilisation de leur espace de bureau et de réduire les coûts associés à la location d’un espace de travail fixe pour chaque employé et de rationaliser les espaces de travail.

Flex Office vs Travail Hybride : Quelques Différences à Noter 

Bien que le flex office soit souvent associé au travail hybride, il existe des différences claires entre les deux. Le travail hybride est une approche de travail où les employés travaillent à distance un ou plusieurs jours par semaine, en fonction de leur emploi du temps et de leur charge de travail.

Le flex office, en revanche, se concentre spécifiquement sur le fonctionnement et la flexibilisation des espaces de travail. Il est particulièrement adapté aux entreprises dont l’effectif dépasse la capacité des bureaux, ce qui peut entraîner un taux de flex insuffisant. Les employés peuvent toujours travailler à distance, mais lorsqu’ils sont au bureau, ils peuvent réserver leur propre espace de travail en fonction de leurs besoins. 

Explorez le vocabulaire complet du flex office et du télétravail

Le flex office n’est pas le seul nouveau concept qui a émergé dans le monde de l’espace de travail dans les dernières années. Voici quelques autres termes clés à connaître :

Coworking 

Le coworking est un concept d’espace de travail partagé, où les professionnels indépendants, les travailleurs autonomes, les entrepreneurs et les employés d’entreprises peuvent travailler ensemble dans un environnement collaboratif.

Les espaces de coworking offrent des bureaux, des salles de réunion et d’autres installations de travail, ainsi que des espaces communs tels que des salles de détente, des cuisines et des espaces de rangement. Les membres d’un espace de coworking peuvent louer un espace de travail pour une période déterminée, allant d’une heure à plusieurs mois, selon leurs besoins. 

Le coworking permet aux travailleurs de se connecter et de collaborer avec des personnes partageant les mêmes idées, de réduire les coûts et de profiter d’un environnement de travail stimulant et convivial.

Corpoworking 

Le terme « corpoworking » est une combinaison de « corporate » (entreprise) et « coworking » (travail collaboratif). Le concept consiste à offrir des espaces de travail partagés dans les locaux de l’entreprise elle-même, similaires à ceux proposés dans les espaces de coworking et exclusivement réservés aux employés.

E-café

L’e-café, également appelé pause café virtuelle, est un concept qui consiste à recréer l’expérience d’une pause-café en ligne. Cela implique de se connecter à une plateforme de communication en ligne, telle que Zoom ou Microsoft Teams, pour discuter avec des collègues et prendre une pause ensemble.

Les e-cafés peuvent être organisés de manière informelle ou planifiée à l’avance, et peuvent impliquer des employés de différents départements ou équipes qui se réunissent pour discuter de sujets qui ne sont pas liés au travail, comme les hobbies, les voyages ou les activités personnelles.

Ceci peut aider à renforcer les liens sociaux entre les employés, à encourager la communication informelle et à réduire l’isolement social, en particulier pour les employés qui travaillent à distance ou qui sont géographiquement dispersés.

Digital Workplace 

Un digital workspace, ou espace de travail numérique en français, est un environnement de travail numérique qui permet aux employés d’accéder à toutes les applications, données et outils dont ils ont besoin pour effectuer leur travail, où qu’ils se trouvent et sur n’importe quel appareil. Cela peut inclure des outils tels que des plateformes de travail collaboratif, des chats d’entreprise et des réseaux sociaux d’entreprise.

Pour mettre en place un digital workspace, les entreprises doivent investir dans des technologies telles que les solutions de cloud computing, les applications SaaS, les outils de gestion des identités et des accès, ainsi que les outils de collaboration et de communication en ligne. Cela nécessite souvent une transformation numérique importante et une coordination entre les équipes informatiques, les équipes RH et les employés eux-mêmes.

Flex Desk

Un flex desk est un bureau flexible et non attribué, disponible pour une utilisation temporaire par n’importe quel membre d’un espace de coworking ou d’une entreprise pratiquant le flex office.

Les flex desks peuvent être réservés pour une journée, une semaine ou même pour des périodes plus longues. Les employés peuvent choisir où ils souhaitent s’asseoir chaque jour en fonction de leurs besoins en matière de collaboration, de confidentialité et de tranquillité.

Hot Desking 

Le hot desking est une pratique qui permet aux employés de travailler à partir de n’importe quel bureau non attribué disponible dans l’entreprise, sans avoir leur propre bureau dédié. Les employés peuvent réserver un bureau pour une journée ou une demi-journée, et peuvent ensuite se déplacer dans un autre bureau ou un autre espace de travail pour les jours suivants. Le hot desking vise à maximiser l’utilisation de l’espace de travail et peut être utilisé pour réduire les coûts de l’entreprise.

Open Space 

Un open space est un concept d’aménagement de bureau où l’espace de travail est organisé en un grand espace ouvert et commun, plutôt que divisé en bureaux individuels fermés. Il y a généralement une grande table centrale ou plusieurs bureaux disposés dans l’espace ouvert, offrant aux employés un environnement de travail collaboratif et communicatif.

Les open spaces sont couramment utilisés dans les entreprises de technologie, les start-ups et les espaces de coworking, mais peuvent également être trouvés dans d’autres types d’entreprises. 

Les avantages d’un open space comprennent une meilleure utilisation de l’espace, une flexibilité accrue, une collaboration améliorée et une réduction des coûts, mais certains inconvénients potentiels incluent une diminution de la confidentialité et de la productivité en raison des distractions sonores et visuelles.

Réservation de bureau

La réservation de bureau aussi appelée “Desk Booking” est un système de gestion d’espace de travail qui permet aux employés de réserver à l’avance un poste de travail spécifique, plutôt que d’occuper un poste de travail fixe en permanence. Les employés peuvent réserver un bureau, une salle de réunion ou tout autre espace de travail à l’aide d’un système de réservation en ligne, d’une application ou d’un calendrier partagé.

Cela peut aider à éviter les conflits d’utilisation et à garantir que chaque employé dispose de l’espace de travail dont il a besoin. Plus d’avantages de ce système de gestion d’espaces de travail incluent une meilleure flexibilité, une utilisation plus efficace de l’espace de travail, une réduction des coûts et une amélioration de la satisfaction des employés grâce à une meilleure disponibilité des ressources partagées.

Semaine de 4 jours

La semaine de 4 jours (4-day work week, en anglais) est un modèle de travail qui consiste à travailler pendant quatre jours par semaine au lieu des cinq jours traditionnels. Cette approche vise à améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée des employés, tout en maintenant la même quantité de travail hebdomadaire. 

Il existe plusieurs variations de la semaine de 4 jours. Dans certains cas, les employés travaillent 8 heures par jour pendant 4 jours, tandis que dans d’autres, ils travaillent plus longtemps pendant les 4 jours afin de compenser la journée supplémentaire.

Smart office

Le smart office, ou bureau intelligent en français, est un concept qui fait référence à l’utilisation de la technologie pour améliorer l’efficacité et la productivité au sein d’un lieu de travail. Les bureaux intelligents intègrent des technologies telles que l’Internet des objets (IoT), les capteurs, la domotique, la réalité augmentée et la reconnaissance vocale pour offrir une expérience de travail plus agréable, plus efficace et plus productive. 

Par exemple, un smart office peut utiliser des capteurs pour ajuster automatiquement l’éclairage, la température et la ventilation en fonction des besoins individuels des employés. Il peut également offrir des services automatisés tels que la réservation de salles de réunion, la commande de café et la gestion de la sécurité.

Taux de Flex

Le taux de flex (également appelé taux de foisonnement ou taux de flex office) est un indicateur qui mesure la capacité des espaces de travail à répondre aux besoins de flexibilité des employés. Il est généralement calculé en divisant le nombre total de postes de travail ou de bureaux par le nombre d’employés réguliers travaillant dans l’entreprise.

Taux d’occupation

Dans le contexte du flex office, le taux d’occupation est le rapport entre le nombre de postes de travail effectivement utilisés et le nombre total de postes de travail disponibles dans un espace de travail partagé. Il est calculé en divisant le nombre de postes de travail utilisés par le nombre de postes de travail disponibles.