Qui est où ? Qui vient quand ? Des questions qui reviennent sans doute tout au long de votre semaine de travail. Le travail est devenu une sorte de cohabitation entre le bureau et son domicile, réduisant fortement les moments de collaboration et de retrouvailles. Retrouver son équipe se transforme en une chasse à l’homme, en d’autres termes, en une corvée entraînant une perte de temps. Venir travailler au bureau c’est saisir l’opportunité de collaborer et de cultiver le lien social à travers des réunions, des discussions spontanées, des brainstormings avec ceux présents les mêmes jours que nous. Optimiser la vie au bureau implique une gestion efficace des espaces et du temps consacré à la collaboration.
Comment multiplier les échanges informels, les sessions de brainstorming ou les déjeuners d’équipe quand la recherche de nos collègues prend plus de temps que le partage d’instants précieux ensemble ? Voyons comment améliorer l’expérience au bureau à travers la richesse des moments partagés ensemble.
Faites de la collaboration un défi surmontable
Retrouver ses collègues au bureau, c’est comme retrouver cette tasse de café matinale qui vous met de bonne humeur. C’est là que naissent ces moments spontanés, ces discussions impromptues qui stimulent l’esprit et créent des liens forts. Ces échanges sont des opportunités pour reprendre les interactions là où on les avait laissées. Parfois, une simple discussion autour de la machine à café ou dans le couloir peut conduire à des idées révolutionnaires pour un projet en cours ou pour le début d’un autre. Ces interactions humaines sont essentielles pour notre bien-être au travail, pour nourrir la créativité et construire une équipe solide, prête à affronter les défis ensemble.
Dans un contexte hybride, la collaboration est mise à rude épreuve lorsqu’on ne sait pas qui ni comment retrouver ceux présents au bureau en même temps que nous. L’interaction devient un défi pour les employés qui souhaitent connecter entre eux, être productifs et engagés. Néanmoins, la multiplication de ces interactions n’est possible que s’ils se croisent, sont assis à côté ou programment des moments pour se voir. Plusieurs éléments s’opposent, ou du moins ralentissent leurs retrouvailles, tels que :
- Manque de visibilité sur la localisation des employés
Si les informations sur la localisation des collègues ne sont pas clairement disponibles, il devient difficile de savoir dans quel bâtiment, sur quel étage, dans quel espace de travail ils se trouvent. Selon la taille et l’effectif de la boîte, il devient rapide de perdre du temps et de voir sa motivation diminuer. Les employés peuvent se rendre compte que sans fonctionnalités spécifiques, se retrouver pour collaborer devient un réel défi. Le manque de visibilité impacte aussi le lien social entretenu entre employés et au sein même d’un service. En effet, moins voir ses collègues peut donner lieu à une déconnexion, qui mène à l’isolement social.
- Variabilité du statut de travail
Dans un environnement de travail hybride, les collaborateurs ont des statuts de travail variables (au bureau, en télétravail…) d’un jour à l’autre ou dans la journée. Cette flexibilité est bénéfique, mais complique la tâche de retrouver les collaborateurs sur site à un moment précis. Cette variation constante crée une difficulté supplémentaire pour savoir qui est présent au bureau à un moment donné, ce qui peut perturber la planification de réunions ou d’activités de cohésion
- Manque d’outils de localisation
Réserver son bureau est une chose mais pouvoir localiser ses collègues en est une autre. Les collaborateurs vont au travail pour se retrouver et partager un espace commun propice à la collaboration. Pour que cette collaboration soit possible, il est indispensable de pouvoir identifier et localiser ceux présents, afin de réserver une place ou un espace à proximité.
Cependant, l’absence de fonctionnalités spécifiques pour les localiser facilement transforme cette expérience en une chasse fastidieuse et chronophage de ses collègues. Cette absence de visibilité sur la localisation de chacun peut entraver la fluidité des échanges, réduire les interactions spontanées et impacter la dynamique collaborative au sein de l’équipe.
La recherche avancée : se retrouver en un clic
Ne serait-il pas révolutionnaire de croiser les données pour savoir quels sont les collaborateurs présents ? A quel étage ou dans quel bâtiment les trouver ? Quel est le jour où tous sont présents pour planifier des réunions ou organiser des événements entre communautés ? Toutes ces requêtes peuvent être regroupées en une seule grâce à la fonctionnalité de la recherche avancée. Il n’est plus question de perdre du temps à arpenter couloirs et étages pour pouvoir travailler auprès de votre équipe, mais il s’agit de faciliter et fluidifier la collaboration.
La recherche avancée permet de combiner plusieurs filtres pour retrouver plus simplement et rapidement ceux que vous cherchez selon :
- Les communautés
- Les groupes
- Les statuts (au bureau, en télétravail, en déplacement …)
- Les bâtiments et les étages par défaut
- Les managers
Cette fonctionnalité offre une toute nouvelle perspective sur la vie en entreprise. En effet, elle met en lumière une autre manière d’optimiser son temps avec l’utilisation d’une solution flex office. En un clic, notre façon de collaborer évolue, tout comme la manière dont nous organisons notre semaine.
Se retrouver n’a jamais été aussi simple
La recherche avancée de Semana se révèle être une révolution majeure dans l’optimisation de la vie au bureau. Dans un monde professionnel de plus en plus marqué par la fluidité entre le bureau et le télétravail, la quête de connexion et de collaboration efficace se heurte souvent à des défis tels que le manque de visibilité sur la localisation des collègues et la variabilité des statuts de travail. La recherche avancée élimine ces obstacles en regroupant en un seul clic les données essentielles pour retrouver rapidement et facilement ses collègues. En combinant plusieurs filtres, elle offre une nouvelle perspective sur la gestion de l’espace de travail, permettant de planifier des réunions, des sessions de brainstorming et des événements d’équipe de manière plus efficace.
Intégrée à la solution flex office Semana, elle transforme la manière dont nous collaborons et organisons notre semaine en favorisant les interactions spontanées, renforçant le sentiment d’appartenance et créant un environnement propice à l’innovation et à la solidarité.
Animer votre bureau hybride dès maintenant
Programmez une démo avec l’un de nos experts du travail hybride. Découvrez comment Semana peut répondre à vos besoins comme il le fait pour plus de 100 entreprises.