Et si vous entriez dans une nouvelle ère pour vos bureaux ? En quelques années, le taux d’occupation d’un poste de travail par un salarié a chutéde 80 % à moins de 60 %. Ce phénomène s’est accentué avec la crise sanitaire du coronavirus, faisant tomber ce taux aux alentours des 37 %. Le virus a ainsi contribué à révéler une mutation déjà bien amorcée et à affirmer le succès du télétravail auprès des salariés. Mais comment faire rythmer travail nomade et organisation dans l’entreprise ? Une solution : l’anticipation ! Pour éviter de vous retrouver avec des surfaces de bureaux trop petites pour accueillir tous vos collaborateurs ou bien trop grandes pour vos équipes, pensez à évaluer correctement le taux d’occupation dans votre entreprise. Pourquoi anticiper l’optimisation de vos espaces avant de lancer votre recherche de bureaux ? Comment arriver à gérer au mieux cette anticipation ? Et comment détecter les dernières tendances en matière d’organisation au travail ? Découvrez les clés de la réussite pour l’optimisation des espaces de travail !
Pourquoi anticiper l’optimisation des espaces de travail ?
Définir la bonne surface pour optimiser les coûts de vos futurs bureaux
Les entreprises sont nombreuses à connaître une véritable mutation organisationnelle. Il n’est pas rare de voir leur personnel sur site réduit de moitié. Pourtant, rares sont celles qui ont anticipé cette situation. Elles se retrouvent alors dans des locaux surdimensionnés, occasionnant des coûts inutiles.
Il est aujourd’hui capital d’avoir une vision stratégique à moyen et long terme, afin de bien prendre en compte la gestion de l’espace dans vos locaux. D’autant que le loyer moyen de bureaux à Paris oscille entre 400 et 800 € le m2 ! La mesure du taux d’occupation des postes dans votre entreprise permet de définir la surface nécessaire pour vos équipes. Cela permet d’améliorer la gestion des espaces et d’éviter ainsi un grand nombre de bureaux inoccupés.
En déterminant la surface utile pour vos futurs bureaux, vous optimisez les coûts et vous améliorez les performances de l’entreprise. Certains outils de flex office permettent d’ailleurs d’obtenir des données très précises sur l’occupation de votre espace. Grâce à des capteurs de mouvement placés sur les postes, vous pouvez facilement identifier ceux qui méritent une réorganisation pour générer une utilisation optimale.
Anticiper ses besoins futurs en termes d’aménagement
Une fois la surface nécessaire identifiée, il devient facile de réfléchir à l’aménagement des bureaux en tenant compte des spécificités de votre activité. Certaines fonctions nécessitent en effet un poste individuel. D’autres sont davantage basées sur le travail collectif pouvant s’exercer dans des espaces informels. D’autres enfin peuvent nécessiter une installation spécifique en salle de réunion avec un équipement informatique dédié. Il est donc recommandé de prévoir des espaces de travail variés : bureaux individuels et privatifs, salles de réunion, lieux d’échange et de détente.
En mesurant votre taux d’occupation en temps réel, vous pouvez d’ailleurs agir sur l’optimisation de l’espace et piloter l’affectation des postes. Grâce aux capteurs de mouvement, les places libres sont identifiées et localisées sur une application dédiée. Les utilisateurs sont immédiatement informés de la disponibilité d’un bureau ou d’une salle de réunion et peuvent réserver à distance les espaces dont ils ont besoin.
Le suivi des flux d’occupation des bureaux permet également d’améliorer la gestion des ressources énergétiques en jouant sur l’éclairage, le chauffage ou la climatisation en fonction des personnes présentes dans une pièce.
Comment gérer facilement l’optimisation des espaces ?
Faire appel à un expert de l’immobilier d’entreprise pour votre recherche de bureaux
Pour faire le bon choix de bureau, pensez à faire appel à un expert en immobilier d’entreprise. Définissez ensemble les critères de recherche, comme la situation géographique, le montant du loyer, le mode d’organisation de votre entreprise. Grâce à sa connaissance du marché, vous bénéficiez d’une analyse complète pour trouver rapidement les locaux qui correspondent à votre activité et vos conditions de budget.
Son accompagnement personnalisé permet de cibler la taille idéale pour vos bureaux en limitant au maximum la place perdue. La réduction de la surface des bureaux devient un vrai enjeu pour les entreprises qui génèrent ainsi des économies substantielles. Votre broker peut ainsi vous guider vers de nouvelles organisations de bureaux permettant de jouer sur la flexibilité d’un espace de travail diminué, tout en apportant une nouvelle convivialité.
De nouveaux experts modernisent la recherche de bureaux avec un accompagnement digital innovant. L’agence Spliit donne ainsi accès à toutes les offres du marché avec une étude comparative des meilleures solutions disponibles. Son process de suivi optimisé permet au site d’afficher des honoraires divisés par deux. Un bon point pour les entreprises émergentes aux budgets serrés !
Choisir en amont la bonne solution pour votre flex-office
En quelques années, l’aménagement de bureau est devenu un véritable outil managérial. Il permet d’améliorer la qualité de vie au travail des salariés, tout en offrant la flexibilité et l’optimisation financière nécessaires aux entreprises. Dans ce domaine, le flex-office fait figure de concept innovant en remplaçant le bureau individuel personnalisé par des espaces modulables. Il permet en même temps de lutter contre le sentiment de solitude lié au télétravail. Le bureau redevient alors un lieu de sociabilisation pour les travailleurs nomades. En respectant les besoins de chacun, ce nouveau modèle crée une alchimie unique.
Vous souhaitez passer au flex-office ? C’est un projet qui se prépare en amont avec vos équipes. Il ne suffit pas de constater une chute du taux d’occupation des postes de travail pour justifier un tel changement. Sa mise en place requiert une étude préalable, afin d’analyser les habitudes de travail de vos collaborateurs et d’évaluer leur maturité pour une nouvelle organisation. Le flex-office nécessite en effet un réaménagement des locaux et une mutation profonde des process dans l’entreprise. Mais il permet une amélioration immédiate de la productivité et une réduction des coûts liés au bâtiment.
Pour une solution parfaitement intégrée, sélectionnez l’organisation qui vous convient en parallèle de votre recherche de bureaux. Grâce à ses fonctionnalités intégrées, Semana facilite la gestion de vos espaces de travail partagés et optimise la collaboration entre vos employés, à distance ou en présentiel. Réservation des bureaux et des salles de réunion, localisation des collaborateurs sur le plan de l’espace de travail, accès à un écosystème unifié pour vos salariés… Son logiciel de flex-office favorise les échanges et la créativité dans l’entreprise. Un mot pour une optimisation réussie des espaces de travail dans vos nouveaux bureaux : l’anticipation !
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