Les 5 défis de la réservation de bureau et comment les surmonter

Le travail hybride est une révolution dans le monde du travail. Bien qu’il propose des avantages, des nouveaux défis de gestion de l’espace sont aussi relevés. L’un des défis les plus importants est la réservation de bureau. Cela dit, sans réserver ou sans avoir un bureau attitré, on peut faire face à une problématique liée à l’espace. Le travail hybride réduit la présence au travail, ce qui n’assure pas de bureau attitré ou fixe et complique donc la recherche de place.

Le système de réservation de bureau a pour objectif de répondre à plusieurs besoins : l’optimisation de l’espace, la satisfaction des salariés et la gestion des emplois du temps variables. Comment gérer vos réservations ? Quels sont les défis de la réservation de bureau ? Quelles sont les méthodes à privilégier ?

A travers cet article, nous allons découvrir les 5 challenges de la réservation de bureau et les solutions qui s’offrent à une optimisation de l’espace au travail.

Défi n°1 : La gestion inefficace des réservation

Réserver un espace de manière efficace est le tout premier défi auquel les entreprises optant pour le flex office doivent faire face. Lors d’une réservation ou d’une modification manuelle il est impossible de rendre l’information instantanée et accessible à tous. Les utilisateurs font donc face à un manque de visibilité sur la disponibilité des espaces entraînant conflits et frustrations.

Le travail hybride a pour but de satisfaire les besoins des salariés, tout en mettant à leur disposition les espaces de travail pour faciliter l’organisation et les retrouvailles. Adopter un système de réservation en ligne automatisé centralise l’information et assure l’efficacité de l’espace avec la synchronisation des données.

Défi n°2 : Les conflits de réservation

L’usage d’un outil de réservation de bureau permet de mieux appréhender les aléas des réservations. Comment faire face à des changements de dernière minute, des doubles réservations ou une attribution inégale d’un même espace ? Le flex office vise à créer un environnement bannissant toutes ces contraintes d’inefficacité de la réservation. Connaître le planning de chacun réduit les chances de se retrouver face à ces changements. Ces informations sont contenues dans un calendrier synchronisé qui fluidifie les réservations de chacun, et assure cohésion et optimisation des espaces.

Une synchronisation des réservations offre une distribution équitable de l’espace à tous les utilisateurs. La centralisation des informations facilite leur analyse et contribue à une gestion efficace de l’espace face à l’affluence. Lors des jours de forte affluence il est donc possible de prévoir un aménagement selon les priorités et les services.

Défi n°3 : Les réservations non utilisées

Souvent, il arrive que des salles de réunion soient réservées, mais restent inutilisées en raison de modifications de dernière minute, d’oubli de confirmations ou d’absences imprévues, frustrant ceux qui en avaient besoin. D’un côté, les endroits vides ne sont pas utilisés autant qu’ils pourraient l’être, et de l’autre, les dépenses augmentent car l’espace n’est pas utilisé de manière rentable.

Ces zones représentent une occasion manquée de créer du lien et des environnements de travail productifs. Les employés pourraient en bénéficier pour des réunions, des collaborations ou des tâches individuelles.

Rendre efficace la réservation est possible avec l’envoi d’un rappel à chaque réservation effectuée. Sans confirmation en présentiel, la réservation est automatiquement annulée ce qui devient une opportunité pour d’autres de se retrouver.

Défi n°4 : La gestion des espaces partagés

La gestion des espaces partagés dans les environnements de travail collaboratifs peut s’avérer complexe. Les équipes peuvent se retrouver en compétition pour l’accès aux ressources, ce qui peut entraîner des conflits potentiels. De plus, la répartition inégale de l’espace ou les utilisations non coordonnées peuvent perturber l’efficacité des opérations et la cohésion.
Pour maintenir cet esprit d’équipe au milieu de cette flexibilité, il est essentiel d’instaurer une politique claire d’utilisation des espaces qui garantit aux équipes l’accès aux disponibilités des zones réservables. Cette politique devrait inclure des directives sur la réservation des espaces, les règles d’utilisation et les plages horaires disponibles. On peut rendre l’utilisation des espaces meilleure en favorisant la communication entre les équipes grâce à des réunions fréquentes et en utilisant des outils de partage d’informations.

Défi n°5 : L’absence de visibilité des disponibilités

L’absence de visibilité des zones disponibles entraîne une perte de temps et de performance. Les réservations flexibles ne sont pas réalisables et ne laissent pas d’issue aux réunions prioritaires. Des outils de visualisation des espaces et des plannings garantissent de retrouver ses collègues le bon jour et au bon endroit.

Le floor plan a bien des avantages :

• Les employés localisent en temps réel leurs collaborateurs et sont informés de la disponibilité des espaces.
• La réservation de poste à côté de son équipe devient simple et rapide.
• Un système de check-in permet de confirmer l’utilisation ou non des espaces de réunion via l’écran de la salle. Son usage déjoue les aléas d’inutilisation des espaces et améliore la flexibilité.

Améliorer la visibilité des disponibilités renforce l’efficacité du flex office dans le cas où la politique de partage équitable de l’espace est respectée.

Surmonter les défis de la réservation de bureau

Plusieurs moyens sont bons pour défier l’aménagement de son espace au bureau selon les disponibilités de chacun. Partager un espace est un défi réalisable avec un outil de réservation de bureau, qui assure dans les meilleures conditions un environnement propice à la flexibilité, à la performance (individuelle et en groupe) et aux retrouvailles.
Centraliser les informations de disponibilités des salles et de présence des collaborateurs favorise la communication et l’aménagement des bureaux. Pour renforcer l’accès à ces informations, le floor plan et le planning synchronisé maintiennent l’efficacité et le sentiment d’appartenance chez le salarié.