Guide des fonctionnalités essentielles pour choisir le bon outil de flex office

Découvrez comment un logiciel de flex office peut révolutionner la gestion de vos espaces de travail partagés et optimiser la collaboration entre vos employés, qu’ils travaillent à distance ou en présentiel. Explorez les fonctionnalités d’outil flex office à ne pas manquer pour tirer le meilleur parti de ce type de solutions.

Dans un monde professionnel en constante évolution, où la flexibilité et la productivité sont primordiales, un outil de flex office devient indispensable. Il offre une solution centralisée pour organiser efficacement les espaces de travail partagés, faciliter la réservation des bureaux et salles de réunion, ainsi que gérer les équipes hybrides.

Les fonctionnalités clés de ces outils sont variées, mais il est essentiel de savoir lesquelles privilégier lors de votre choix. Que vous recherchiez une gestion simplifiée des réservations, une meilleure visibilité sur l’utilisation des espaces ou une optimisation des ressources matérielles, vous trouverez des fonctionnalités qui répondent à vos besoins spécifiques.

Fonctionnalités outil de flex office indispensables pour la gestion de l’espace

✅ Réservation des bureaux, zones et salles de réunion

Dans un contexte de flex office, il est incontestable de réserver son poste de travail et salles de réunion, surtout en cas de contraintes capacitaires. Pour une flexibilité accrue, il est essentiel de vérifier si l’outil de flex office choisi permet de : 

• Visualiser les disponibilités en temps réel des bureaux et des salles de réunion
• Effectuer des réservations par demi-journée
• Réserver des zones spécifiques plutôt que des bureaux individuels pour une meilleure organisation et collaboration

Ces options permettent d’éviter les conflits de réservation et de s’assurer d’avoir sa place au bureau tout en facilitant la planification des réunions et des activités de travail.

✅ Personnalisation des paramètres de réservation et d’affectation des espaces

La solution flex office optimale doit offrir des fonctionnalités personnalisables pour répondre de manière précise aux différentes situations rencontrées dans un environnement hybride. Compte tenu de la nature de leurs fonctions et de leurs besoins spécifiques, ainsi que de leurs préférences, les collaborateurs ont des exigences variables en matière de présence sur site et de télétravail. Veillez à ce que votre outil vous permette de :

• Planifier et anticiper l’affectation des ressources en fonction des politiques de télétravail en vigueur et des jours de la semaine
• Configurer des règles pour déterminer qui peut réserver quels bureaux ou zones en fonction des politiques, des besoins de l’équipe, etc., afin de garantir une utilisation efficace des espaces de travail.
• Libérer automatiquement les bureaux non réservés après une période définie, offrant ainsi une plus grande disponibilité aux collaborateurs qui en ont besoin.
• Établir des affectations récurrentes pour des jours spécifiques, facilitant ainsi la planification régulière des espaces de travail en fonction des routines et des préférences de l’équipe.

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✅ Création et modification du plan de l’espace de travail

Une fonctionnalité clé d’une application de flex office consiste à pouvoir créer et modifier le plan de l’espace de travail. Cela permet aux responsables d’aménagement de visualiser et représenter l’agencement des bureaux, zones de travail et salles de réunion. Cette fonctionnalité offre une vue claire et en temps réel sur l’organisation physique du lieu de travail, facilitant ainsi la gestion de l’espace. Elle permet une planification des réservations plus efficace, une adaptation rapide aux changements organisationnels et une optimisation de l’utilisation de l’espace disponible.

✅ Localisation des collaborateurs sur le plan de l’espace de travail

Cette fonctionnalité permet aux employés de savoir où se trouvent leurs collègues à tout moment. Cela est particulièrement utile dans un environnement de travail flexible où les employés peuvent travailler à différents endroits du bureau ou à distance. En connaissant la position de leurs collègues, les employés peuvent facilement les trouver pour des discussions, des réunions spontanées ou une collaboration sur des projets.

Planifiez votre semaine en mode hybride

✅ Déclaration des statuts

La déclaration de statut (bureau, télétravail, déplacement, congés,…etc.) dans un outil de gestion de travail hybride offre une plus grande visibilité et favorise la transparence sur la localisation des collaborateurs et facilite la coordination des équipes ainsi que la planification de la semaine de travail. Elle offre également aux managers la possibilité d’organiser efficacement les réunions et les activités d’équipe en identifiant les moments où les membres sont disponibles.

Cette fonctionnalité devient encore plus puissante lorsqu’elle est intégrée aux calendriers des collaborateurs, permettant ainsi une visualisation centralisée des disponibilités et évite la double saisie et la dispersion des données.

Sachez que sur Semana vous pouvez créer des statuts de travail personnalisables selon vos propres politiques de télétravail et activités.

✅ Notification des changements de statut et mise à jour 

Les rappels dans un outil de flex office permettent une mise à jour constante des réservations de poste de travail et des changements de statut. Les managers sont informés des changements de statut de dernière minute de leur équipe, et les employés sont notifiés des modifications apportées à leurs affectations de poste de travail ou à leurs statuts. De plus, les rappels hebdomadaires permettent de rappeler l’emploi du temps de la semaine à venir et incitent à compléter les indications de statut en cas d’oubli.

Optimisez vos politiques de télétravail avec la bonne solution flex office 

✅ Simulateur du taux occupation 

La fonctionnalité de simulateur de taux d’occupation dans un outil de flex office est essentielle pour planifier efficacement l’espace et informer en amont la définition de la politique de travail en se basant sur des chiffres concrets plutôt que des estimations. Cela permet d’éviter les situations de surcapacité et d’optimiser les ressources partagées. 

En ayant une vision claire du taux d’occupation prévu, les gestionnaires peuvent prendre des décisions éclairées quant à la répartition des différentes zones de bureaux et déterminer le nombre optimal de postes de travail nécessaires.

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✅ Paramétrage des politiques de télétravail par équipe

Avec des tendances de travail spécifiques à chaque fonction, il est essentiel d’adapter la politique de télétravail de manière granulaire. Assurez-vous que votre outil de gestion de flex office offre l’agilité nécessaire pour adapter votre politique de télétravail à toutes les situations. Les fonctionnalités d’outil de flex office suivantes sont particulièrement utiles :

• Création de politiques standard hebdomadaires et mensuelles
• Attribution de politiques différentes par département
• Création d’exceptions pour des individus ou des groupes

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✅ Reporting sur les habitudes de travail

L’accès aux statistiques sur les habitudes de travail des collaborateurs en mode de travail hybride est un outil précieux pour les managers, leur offrant une vision claire et objective de l’utilisation des espaces de travail par leur équipe. Ces données statistiques fournissent des informations essentielles sur la fréquence d’utilisation des bureaux, les préférences en matière de télétravail et les périodes de forte affluence. Grâce à cette compréhension approfondie de l’utilisation des espaces de travail, les managers sont en mesure de prendre des décisions éclairées concernant l’aménagement de l’espace, l’allocation des ressources et l’adaptation de la politique de télétravail.

Renforcez les liens entre collaborateurs grâce aux fonctionnalités sociales d’un outil flex office

En plus des fonctionnalités de gestion des espaces et de planification, les fonctionnalités sociales d’une solution de gestion flex office jouent un rôle essentiel dans le renforcement des liens entre collaborateurs et la consolidation de la culture d’entreprise. Dans un environnement de travail hybride, où les collaborateurs peuvent se sentir isolés et déconnectés, ces fonctionnalités permettent de combattre l’isolement social et de favoriser un sentiment d’appartenance. Cela contribue à maintenir la motivation, la cohésion et la performance des collaborateurs, même à distance.

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✅ Création d’événements

En permettant la création d’événements et de rencontres informelles, l’outil facilite les interactions et favorise la convivialité au sein de l’organisation. Ceci offre ainsi aux employés la possibilité de se connecter, de réseauter et de partager des moments de collaboration, ce qui renforce leur engagement et encourage leur retour au bureau. De plus, ces fonctionnalités sociales contribuent également à promouvoir l’adoption de l’outil lui-même, en offrant une valeur ajoutée supplémentaire qui va au-delà de la simple gestion des espaces de travail.

✅ Annonces 

Partagez les informations clés, annoncez les nouvelles, informez des directives et communiquez les annonces d’événements ou les changements organisationnels à toute l’équipe, quel que soit leur lieu de travail, grâce à la fonctionnalité d’annonces dans un logiciel flex office. Cette fonctionnalité centralise les informations essentielles, facilitant ainsi la transparence et la communication interne. Encouragez ainsi la transparence en garantissant que chaque collaborateur est informé des développements importants au sein de l’organisation.

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Choisissez une application de flex office 100% intégrée à votre écosystème pour unifier l’expérience collaborateur

Choisissez une solution de flex office entièrement intégrée à votre écosystème pour offrir une expérience collaborative harmonisée. L’accumulation d’outils distincts peut devenir encombrante pour les collaborateurs et les administrateurs, il est donc essentiel d’avoir une solution de flex office qui s’intègre aux outils déjà existants, notamment :

✅ Calendriers (Google, Outlook…etc.)

• Visualisation automatiquement les statuts dans Google Calendar et Outlook
• Partage des calendriers entre collaborateurs dans les deux sens

✅ Outils de communication internes (Slack, Teams…etc.)

• Indication du statut de travail directement depuis vos outils de communication
• Réception des rappels et des notifications hebdomadaires dans l’application

✅ Systèmes d’information RH (ADP, Bamboo, Nibelis…etc.)

• Synchronisation des jours de congés et de télétravail depuis et vers votre SIRH
• Provisionnement avec votre active directory ou SIRH
• Authentification sécurisée SSO (Saml v2 et OAuth)

✅ Workspace (Microsoft, Google…etc.)

• Synchronisation dans les deux sens et en temps réel des ressources & salles de réunion avec Google et Microsoft
• Organisation des réunions et envoie d’invitations Google Meet directement depuis votre application flex office en fonction de la disponibilité et la présence des collaborateurs.

Dans un contexte en constante évolution, la liste des fonctionnalités outil de flex office présentée ici n’est pas exhaustive. Chaque entreprise a des besoins et des exigences spécifiques en matière de flex office. Il est donc important de prendre le temps d’évaluer attentivement les fonctionnalités proposées par les différents outils flex office disponibles sur le marché.

Chez Semana, nous sommes à l’écoute de nos utilisateurs et offrons un accompagnement complet tout au long de notre collaboration. Nous entretenons un lien direct avec nos clients admins et end-users pour co-construire notre solution en tenant compte de leurs besoins, de leurs contraintes et de leurs retours, afin de continuellement améliorer notre produit.