5 étapes pour mettre en place un système de réservation de bureau

L’organisation du travail évolue rapidement, devenant de plus en plus flexible pour répondre aux besoins changeants des entreprises et de leurs employés. Avec la remontée des opens spaces et l’adoption croissante du flex office, il est devenu essentiel de trouver des solutions pour garantir que chaque personne dispose d’une place au bureau lorsqu’elle s’y rend. C’est là qu’entre en jeu la mise en place d’un système de réservation d’espace. Ce système permet de planifier et de réserver des bureaux ou des zones de travail en fonction des besoins individuels. Dans cet article, nous allons vous présenter cinq étapes pour mettre en place un système de réservation adapté à vos besoins, vous permettant ainsi d’optimiser au maximum votre organisation flexible.

Étape 1 : Évaluer les besoins de votre entreprise en terme de réservation des espaces

Avant de mettre en place un système de réservation d’espaces, il est important d’évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise. Voici quelques questions à prendre en compte lors de cette évaluation :

• Avez-vous des contraintes capacitaires ? Combien d’employés utilisent régulièrement les bureaux et quelle est la capacité maximale de votre espace de travail ?
• Pratiquez-vous le flex office, où les employés peuvent choisir librement leur place de travail ?
• Quelle est votre politique de télétravail ? Combien de jours par semaine les employés travaillent-ils à distance ?
• Comment gérez-vous actuellement la réservation des salles de réunion ?
• Avez-vous un espace de travail ouvert ou des bureaux attribués aux employés ?

Une fois que vous avez une vision claire de vos besoins, vous pourrez mieux choisir les fonctionnalités et les paramètres de votre système de réservation.

Étape 2 : Choisissez le bon système de réservation de bureau

Le choix de l’application de réservation de bureau est crucial pour garantir un système fluide et efficace. Voici quelques points à prendre en considération lors de votre sélection :

• Assurez-vous que le système de réservation de bureau vous permet de réserver des bureaux à la demi-journée ou selon des créneaux horaires spécifiques, en fonction de vos besoins.
• Vérifiez si l’outil vous permet de réserver des zones spécifiques ou des bureaux attribués, en fonction de la structure de votre espace de travail.
• Recherchez les différents logiciels de réservation de bureau disponibles sur le marché. Certaines entreprises proposent des outils spécialisés dans la gestion flex office comme Semana, qui offre une solution complète et granulaire pour la gestion des espaces de travail flexibles.

• Évaluez les fonctionnalités offertes par chaque plateforme, telles que la réservation en ligne, la visibilité des disponibilités en temps réel et les rappels automatiques.
• Choisissez l’outil de réservation de bureau qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise et qui est conviviale pour les utilisateurs.

Étape 3 : Mettez en place une structure de réservation claire

Cette étape consiste à déterminer comment vous souhaitez organiser les réservations, en fonction de votre politique interne et des besoins de vos employés. Voici quelques considérations :

• Établissez des règles précises d’affectation et de libération d’espace. Par exemple, définissez combien de jours à l’avance les réservations peuvent être effectuées et combien de temps un employé peut réserver un bureau.

Pour en savoir plus sur les règles d’attribution d’espace sur Semana 👉 Des règles granulaires pour une meilleure gestion d’espace

• Assurez-vous que le système permet aux employés de choir un desk favori s’ils le souhaitent.
• Si vous pratiquez le flex office, envisagez de mettre en place des zones spécifiques pour certains types d’activités, tels que les espaces de collaboration, les zones de concentration ou les salles de réunion informelles.

Étape 4 : Formez les employés à l’utilisation du système de réservation de bureau

Une fois que votre système de réservation est en place, il est crucial de former vos employés à son utilisation. Organisez des sessions de formation pour leur expliquer comment accéder au système, effectuer des réservations, modifier ou annuler des réservations, et utiliser toutes les fonctionnalités disponibles. Assurez-vous que vos employés comprennent les règles et les meilleures pratiques liées à la réservation des bureaux. Cette étape est essentielle pour garantir une adoption réussie du système et une utilisation optimale des espaces de travail.

Étape 5 : Utilisez les données de l’outil pour optimiser la gestion des espaces de travail

Une fois que votre logiciel de réservation de bureau est opérationnel, vous disposez d’une mine de données précieuses sur l’utilisation de vos espaces de travail. Utilisez ces données pour optimiser la gestion de vos bureaux et des espaces communs. Voici quelques façons d’exploiter ces données :

• Identifiez les périodes de pointe et les périodes de faible affluence pour ajuster la disponibilité des bureaux en conséquence.
• Analysez les préférences des employés en termes de types d’espaces de travail (bureaux individuels, espaces de collaboration, salles de réunion, etc.) pour adapter votre aménagement.
• Surveillez l’utilisation des salles de réunion et identifiez les réservations inutilisées ou les problèmes de ponctualité pour améliorer l’efficacité des réunions.

Avec un bon outil de réservation des bureaux, une politique de télétravail claire, une formation adéquate et une analyse continue des données, vous pourrez créer un environnement de travail flexible et efficace pour vos employés.