Les 5 étapes clés pour une transition réussie vers le flex office

Passage au flex office décidé mais, par où commencer ? Comment préparer vos équipes et établir une politique de télétravail qui simplifie plutôt que complique votre quotidien ? Comment organiser et affecter des espaces en fonction des besoins des collaborateurs ?

Découvrez les 5 étapes à suivre pour réussir votre transition vers le flex office. De la mise en place d’une politique de télétravail à l’accompagnement des équipes, des conseils précieux en organisation et en aménagement de bureau vous attendent pour pour une transition réussie et une productivité améliorée.

Quelles sont les grandes étapes à considérer pour organiser une transition vers du flex office ?

Étape 1 : Diagnostiquer en profondeur votre organisation

• Combien y a-t-il de collaborateurs actuellement et estimés à 2-3 ans ?
• Quelle population et leur mode de fonctionnement : des commerciaux beaucoup en déplacement, des développeurs sédentaires qui bossent en équipe, des fonctions supports qui ont besoin de confidentialité et de calme ainsi que leur besoin d’interactions intra et inter-services.
• La typologie des locaux (nombre de m², nombre de sorties de secours et de sanitaires, configuration de l’espace).
• Quel est le taux d’occupation réel des bureaux (absences, télétravail, déplacements).
• Quels besoins en terme de réunion : des bulles pour s’isoler pour faire des visios, des tables hautes pour faire des kick-off meeting, des fauteuils pour échanger de façon informelle, de grandes salles pour pouvoir se réunir à plus de 6.

Étape 2 : Mettre en place la politique de télétravail

Mettre en place une politique de télétravail en adéquation avec le mode de fonctionnement des équipes. À la carte, des jours fixes par équipe, des jours fixes par personne, nombre plancher ou nombre plafond de jours en télétravail par semaine. Il faut adapter le télétravail à son entreprise et faire confiance à ses collaborateurs.

Étape 3 : Management de transition et accompagnement des équipes

• Accompagner ses collaborateurs dans la mise en place du télétravail.
• S’assurer qu’ils sont équipés pour (ordinateur portable, téléphone portable ou système de téléphonie via l’ordinateur, écran supplémentaire, station d’accueil…) et que leur domicile permette le télétravail.
• Verser une indemnité télétravail pour prendre en charge les frais inhérents à cette pratique soit sous forme de forfait soit au réel.
• Demander aux collaborateurs leur accord (c’est obligatoire) et leur demander de fournir une attestation d’assurance habitation stipulant qu’ils sont protégés dans le cadre d’une activité de télétravail.
• En fonction des modalités du télétravail et de la situation des collaborateurs, on peut également proposer la prise en charge de journées dans des tiers lieux. Définir les lieux où le télétravail peut se faire : uniquement dans des lieux fixes, (domicile, tiers lieux) dans une zone géographique définie ou en mode nomade.
• Si vous acceptez le mode nomade, il faut prendre en compte la sécurité des collaborateurs notamment s’ils travaillent depuis l’étranger.
• Il faudra également adapter les modes de communication pour faciliter les échanges asynchrones.

Étape 4 : Préciser le cadre légal et opérationnel

• Rédiger une charte de télétravail qui notifie clairement les conditions de celui-ci (attention à respecter les aspects légaux : droit à la déconnexion par exemple).
• Une fois le projet de flex office défini, rédiger également un mémo sur son fonctionnement et les règles à respecter par les collaborateurs.
• En parallèle de la mise en place du télétravail, rédiger un cahier des charges. Il sera basé sur l’analyse des usages pour définir les besoins en terme d’aménagement et d’équipement et faire aménager les espaces.

➡️ Découvrez les obligations juridiques liées au flex office et au droit du travail en France.

Étape 5 : Mettre en place un outil de gestion du travail hybride

Un outil de gestion des espaces et de planification du temps sur site comme Semana permet d’organiser facilement le travail hybride.

Les collaborateurs pourront réserver leur bureau en fonction de leur mode de travail du jour. Chacun sait au quotidien où sont ses collègues, les managers peuvent planifier des jours “équipes” pour se retrouver. Il est également plus facile de piloter le taux d’occupation avec ce type d’outil.

Les politiques télétravail possibles en flex office :

1. Le full remote et des équipes dispatchées aux quatre coins de la France avec l’accès à des tiers lieux et la mise en place d’une journée mensuelle où tout le monde se retrouve dans un espace de travail.
   
2. Le flex office très flex avec une liberté totale laissée aux collaborateurs et aux équipes sur l’organisation de leur travail avec des espaces par mode de travail (travail collaboratif, besoin de concentration, bulle de confidentialité pour les appels et visio…)
   
3. Le flex office plus cadré avec des zones définies pour chaque service et une organisation par équipe avec une limite de 2 jours de télétravail par semaine.

3 conseils pour réorganiser sa politique de Flex office

Conseil 1 : Prendre le temps de mener à bien le projet.

• Le faire dans la précipitation engendre du mécontentement des collaborateurs mal (in)formés et augmente le risque d’erreur notamment sur les aménagements.

Conseil 2 : Se faire accompagner par des spécialistes.

• De l’aménagement de bureau d’une part pour s’assurer que l’environnement de travail offre une expérience optimale aux collaborateurs. Ex : luminosité, ambiance sonore, position des postes de travail, calcul du ratio postes/collaborateurs… etc.
• De plus beaucoup de normes régissent l’aménagement de bureaux pour assurer la sécurité des employés et un confort minimum. Du juridique RH, le code du travail français est complexe et le télétravail encore inédit en terme de droit. Il y a là encore un certain nombre de règles à respecter. Les entreprises ont parfois l’impression de faire des économies en faisant l’impasse sur ce type de services. Mais c’est un mauvais calcul.
• Faire appel à des experts dans ces domaines fait gagner du temps, de l’énergie et sécurise le projet.

Conseil 3 : Mener le projet collectivement

• Mener le projet collectivement avec les collaborateurs pour s’assurer qu’ils se l’approprient et qu’ils en comprennent l’intérêt.
• Le passage au flex office est une grosse transition pour les collaborateurs qui vient chambouler leurs habitudes.
• L’imposer sans concertation, c’est prendre le risque de rencontrer une forte résistance au changement. Un refus d’y adhérer engendrera un mal-être pouvant mettre en péril l’ambiance de travail et entraîner du turnover dans les équipes.

Merci à Rachel Pierre, office manager et cofondatrice d’Office lab, de nous fait part de ses conseils en organisation et aménagement de bureau !