Yona Toledano de Workwize partage sa vision et les clés pour une meilleure gestion de l’équipement des collaborateurs en télétravail
Le concept de travail à distance s’est rapidement démocratisé ces dernières années, et il est essentiel de fournir le bon équipement aux collaborateurs en télétravail pour assurer leur confort et leur productivité.
Workwize, une plateforme d’équipement pour le travail à distance, s’attache à fournir les outils nécessaires pour permettre à chacun de travailler efficacement depuis chez soi.
Dans cet article, Yona Toledano, VP Operations & Strategy chez Workwize, partage avec nous ses conseils et ses astuces pour garantir un équipement optimal pour le travail à distance.
Bonjour Yona ! On commence par une question simple : Pourquoi avoir créé Workwize ? Quelle est votre vision, et à quel besoin répondez-vous pour les entreprises ?
Workwize est né en 2020 d’un constat simple : le travail hybride est un changement pérenne de notre manière de travailler. Le télétravail, qui a été massivement mis en lumière par le Covid a aujourd’hui une place de choix pour entreprises, celle de réinventer l’équilibre entre la vie personnelle et professionnelle et de favoriser le bien-être des collaborateurs. Ce n’est plus un ‘nice-to-have’ mais un ‘must-have’ !
Cependant, sa mise en place a aussi fait apparaître une multitude de problématiques nouvelles pour les entreprises, auxquelles un certain nombre d’acteurs essaient de répondre — par exemple Semana sur le ‘Time & Space management’.
Chez Workwize, nous nous sommes spécialisés sur la question de l’équipement collaborateur. En ouvrant ce qui s’est avéré être une boîte de Pandore, on s’est vite rendu compte du nombre de difficultés nouvelles engendrées pour les entreprises.
Quel budget/catalogue mettre à disposition des collaborateurs ? Comment réussir à satisfaire les besoins spécifiques de chaque employé ? Comment avoir une gestion d’actifs efficace ? Comment optimiser les coûts associés à l’équipement ? Que faire après le départ d’un employé ? … La liste et longue !
Notre service, c’est l’externalisation complète de la gestion de l’équipement collaborateur des entreprises — pour la rendre efficiente.
Pour se faire, on s’appuie sur un capital technologique et humain. Tout d’abord une plateforme, sur laquelle les employeurs peuvent personnaliser leur gestion dans un premier temps (catalogues, budgets, règles, etc.) — et les employés de commander ce dont ils ont besoin dans un second temps. Les employeurs y gagnent aussi une vision à 360 degrés et un contrôle total de leurs équipements (IT, mobilier, etc.) sur une seule plateforme. Mais aussi un capital humain — Workwize s’occupe de toute la logistique, du support collaborateur, de la pré-installation et du support IT, de l’Offboarding du matériel quand un employé quitte l’entreprise, etc. Pour faire simple, Workwize s’occupe de l’ensemble de la gestion de l’équipement collaborateur, en fonction des besoins de l’entreprise.
Pour les clients et les lecteurs de Semana, pourriez-vous nous dire quelles sont les ‘best practices’ et les ‘top tips’ au service de l’équipement de travail à distance ?
C’est la question à 1 million ! (rires) Il y a beaucoup de réponses possibles mais voilà peut-être quelques éléments de réponse.
La ‘best practice’ de base, c’est d’avoir une réflexion de fond sur les besoins d’équipements des collaborateurs. Il s’agit de se poser la question suivante, “Que faut-il mettre en place pour que le collaborateur X, faisant partie de l’équipe Y et basé dans le pays Z, soit dans les meilleures conditions pour télétravailler ?” . Pour rester dans les anglicismes, il n’y a pas de ‘one-size-fits-all’ (i.e. pas d’approche globale). Il faut considérer les besoins de chacun. Pour vous donner des exemples simples, un Sales devrait avoir excellent casque audio quand un membre de l’équipe support pourrait avoir besoin d’une version plus basique. Si l’équipe Sales est globale, il faudra différencier les claviers. Si un collaborateur a un handicap particulier, il faudra lui proposer du matériel spécifique, et ainsi de suite…
Une fois que les règles et populations de collaborateurs ont été définies, il faut passer à l’automatisation de l’onboarding. Au lieu de demander aux services RH/IT/Office Managers de passer des centaines d’heures à régler les problèmes individuels d’équipement (surtout quand on embauche beaucoup ou que l’on a un turnover naturel important). Il faut faire en sorte que chaque recrue reçoive ce dont elle ait besoin pour être opérationnelle dès ses premiers jours dans l’entreprise — sans prendre le temps précieux de vos équipes.
Enfin, un aspect souvent négligé est l’offboarding : que se passe-t-il quand un collaborateur quitte l’entreprise ? Du point de vue de son équipement, 3 solutions sont envisageables. Donner l’équipement au collaborateur, lui vendre pour la valeur dépréciée de l’équipement, où récupérer l’équipement, et le réintégrer pour la prochaine recrue. Cette dernière approche, circulaire, est plus avantageuse en termes de coûts bien sûr, mais aussi plus sustainable (i.e. bonne pour l’environnement).
Et pour revenir à votre question — en termes de ‘top tips’, un principal : établir un suivi d’actifs. C’est-à-dire « qui a quoi et où ? ». Encore une fois, cela représente une implication financière majeure pour les entreprises.
Au niveau de la gestion interne, comment les entreprises que vous accompagnez organisent la question de l’équipement collaborateurs en télétravail ?
Vous me voyez venir, je vais encore me répéter… Mais il n’y pas d’approche universelle ! Chaque entreprise a une taille, une activité, et surtout une politique de travail à distance spécifique. Ceci implique donc une gestion spécifique. Parmi nos clients par exemple, la gestion d’Otrium ou de Mollie varie considérablement comparée à celle d’HelloFresh ou de WeTransfer. Ce qu’il y a de commun parmi toutes, c’est leur désir de maximiser le bien-être collaborateur, tout en optimisant la gestion du télétravail.
Certaines erreurs sont assez classiques. Au début de la pandémie et encore aujourd’hui d’ailleurs — nous avons vu beaucoup d’entreprises distribuer une « allocation équipement » par employé. Ce fonctionnement qui paraît simple à première vue, coûte des centaines de milliers d’euros aux entreprises. L’employeur n’a pas de contrôle sur le catalogue choisi, pas de suivi de matériel, pas de récupération du matériel quand l’employé quitte l’entreprise. L’employé, de son côté, paie en général des prix B2C sur des sites d’e-commerce. Autant vous dire que l’addition est salée…
Tout au contraire, ce qu’on propose c’est la validation en amont d’un catalogue avec des prix B2B, l’intégration si besoin des fournisseurs de l’entreprise, le suivi complet du matériel et voire même la récupération du matériel quand l’employé quitte l’entreprise.
Pour finir, Workwize est opérationnel en Europe et en Amérique du Nord. Quelles sont les leçons majeures apprises des entreprises non françaises que vous pouvez apporter à nos entreprises hexagonales ?
De notre expérience en Europe et aux US principalement, nous identifions aujourd’hui deux principaux groupes d’entreprises. Chacun nous ayant appris des leçons différentes. Et plus précisément, des risques à éviter.
Le premier groupe, ce sont les entreprises traditionnelles, qui ont quelque part subi le changement vers le télétravail, et pour qui les l’équipement hybride des employés ne sont pas une priorité aujourd’hui. Ces entreprises peuvent perdre gros si elles ne réagissent pas vite. Outre les accidents du travail dû à un manque de mobilier ergonomique (qui ont eu lieu d’ailleurs également en France), c’est surtout la guerre des talents qui est en jeu. Comment attirer les meilleurs profils dans un monde où le confort collaborateur n’est plus un luxe mais une priorité ? Vous avez d’ailleurs peut-être vu passer dernièrement les annonces d’AirBnB et de Microsoft, qui mettent en œuvre des politiques de travail à distance pour qu’elles puissent conserver et attirer les meilleurs talents. Les collaborateurs ont des besoins nouveaux, et il faut y répondre !
Le deuxième groupe, ce sont les ‘forward-looking companies’. Celles qui ont compris la nécessité du travail hybride et de l’équipement qui y est associé. Pour elles, le risque est plus de l’ordre de la gestion. C’est-à-dire la nécessité mettre en place une solution durable pour gérer les problématiques nouvelles liées au travail hybride. Comme je l’ai expliqué dans une de vos questions précédentes, le système d’allocation pour équiper les collaborateurs est particulièrement coûteux, et implique un emploi du temps souvent inefficace des ressources des RH/IT. On peut aussi citer le manque de récupération de matériel, qui se chiffrera à des milliers d’euros après quelques années à chaque entreprise. En bref, nous sommes convaincus que le travail hybride est là pour rester. Il faut alors une solution durable !