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Des règles granulaires pour une meilleure gestion d’espace

Avec l’émergence du mode de travail hybride, les entreprises font face à une population de travailleurs de plus en plus hétérogène, avec des habitudes et des emplois du temps variés. Comment ces dernières peuvent-elles s’assurer d’une meilleure gestion d’espace qui s’adapte à toutes les situations possibles ?

Découvrons ensemble les nouveaux paramètres avancés d’affectation sur Semana, mises à disposition des managers pour rationaliser la gestion des espaces de travail. Les paramètres avancés permettent de personnaliser les règles d’affectation tout en restant proche de la réalité de ses bureaux. On peut désormais :

📆 Créer des exceptions pour une période

✨ Libérer automatiquement les bureaux non réservés

🔁 Définir des affectations récurrentes pour des jours spécifiques

Augmentez vos possibilités avec une meilleure gestion d’espace

Avec les nouvelles règles d’affectation proposées par Semana, vos possibilités sont décuplées pour répondre aux différentes situations auxquelles vous pourriez être confronté. Cette augmentation de possibilités s’articule autour de trois options principales :

  • L’affectation simple
  • L’affectation récurrente
  • Le blocage et la libération de ressources

L’affectation simple 

L’affectation simple permet d’affecter une ressource, telle qu’un bureau ou une salle de réunion, à une personne ou une communauté pour une période donnée. Cette affectation empêche les autres collaborateurs de réserver la même ressource pendant la période définie. 

En activant le paramètre « Réservation de dernière minute », il est possible de libérer automatiquement la ressource si elle n’a pas été réservée par la personne assignée dans le laps de temps défini.

L’affectation récurrente

L’affectation récurrente est particulièrement utile dans un environnement de flex office, où les sièges sont assignés selon la présence des collaborateurs sur site. Cette option permet aux managers de planifier l’affectation des ressources en fonction des jours de la semaine et des politiques de télétravail en vigueur. Cette option est applicable à toutes les ressources de l’entreprise, des bureaux aux salles de réunion.

Bloquer une ressource

Comme le nom l’insinue, cette option permet de verrouiller la ressource pour qu’elle ne puisse être réservée par personne. Cette option est utile dans des situations telles que des travaux ou des événements spécifiques pour lesquels la ressource doit être réservée.

Libérer une ressource

Cette fonctionnalité permet aux entreprises de maximiser l’utilisation de leurs espaces de travail en libérant automatiquement les ressources qui ne sont pas réservées par les collaborateurs.

Par exemple, si un bureau a été affecté à un collaborateur mais n’a pas été réservé pour une journée donnée, il sera automatiquement libéré pour que d’autres collaborateurs puissent le réserver.

Les règles avancées d’affectation sont donc indispensables pour :

  • Gérer efficacement les espaces de travail dans un environnement de flex office.
  • Planifier et anticiper l’affectation des ressources en fonction des politiques de télétravail en vigueur et des jours de la semaine.
  • Maximiser l’utilisation des espaces de travail en libérant automatiquement les ressources qui ne sont pas réservées par les collaborateurs, permettant ainsi à d’autres employés de les utiliser.