On arrive en 2023 et le Covid n’est plus une préoccupation majeure des dirigeants d’entreprises. Certes, on n’est plus dans l’urgence de tout basculer pour nous protéger face à la pandémie. Cependant les répercussions que cette dernière a eu sur les systèmes de management et d’organisation du travail sont appelées à perdurer. Notamment le mode de travail hybride.
Les employés désormais revendiquent leur droit à cette flexibilité où ils ont retrouvé un équilibre entre vie professionnelle et personnelle sans pour autant nuire à leur performance. Selon le rapport Okta sur le travail hybride, les employés français sont à 90% aussi productifs (voire beaucoup plus) en télétravail qu’au bureau. D’ailleurs, le passage en télétravail partiel peut également réduire les coûts opérationnels de l’organisation.
Concrètement en France, la plupart des entreprises permettent à leurs collaborateurs de télétravailler au moins un jour par semaine, avec une dominance du mode de travail hybride « Office-first ». Seulement 10% donnent la liberté à leurs collaborateurs de choisir leur lieu de travail selon leurs priorités quotidiennes sans contraintes fixes.
La généralisation de ces pratiques peut créer une confusion et une perte de visibilité chez les managers et entre collègues quand il s’agit de la collaboration et la gestion de l’espace disponible au bureau.
- Quels sont donc les différents défis que cette métamorphose du milieu professionnel présente au niveau de la gestion du personnel et de l’espace de travail ?
- Et quelles stratégies prévoir pour tirer le mieux des opportunités que cela met en avant ?
Les défis et les pièges du travail hybride
On ne peut certainement pas profiter des avantages que présente l’adoption du flex-office sans peser les effets moins bénéfiques qui en ressortent.
Il s’agit notamment des problèmes de communication, du manque de collaboration et de la difficulté à coordonner entre les équipes distantes et celles présentes dans les locaux d’un jour à l’autre.
Il est important de reconnaître ces difficultés pour pouvoir s’outiller avec les bonnes stratégies à long terme et réussir à s’adapter face à la nouvelle normalité.
🚩 Dispersion des équipes
Promouvoir le travail collaboratif au sein des équipes est évidemment une principale finalité de se retrouver ensemble sur site. Le mode hybride n’éliminant pas cette option, peut quand même se poser comme obstacle.
En l’absence d’une solide gestion et visibilité sur qui vient quand et qui travaille où, on ne peut s’assurer que les bonnes personnes se retrouvent ensembles au bon moment. Ceci pourra avoir donc des effets inverses sur l’efficacité et la performance des collaborateurs.
🚩 Espaces mal gérés
Selon une enquête JLL future of work, 73% de décideurs prévoient une restructuration des espaces dans la mesure où l’on élimine l’assignation des bureaux et les espaces privés de travail pour encourager les échanges et collaborations entre les équipes et faciliter la transition en flex-office.
Pourtant, comment faire pour garantir, encore une fois, que les collaborateurs se retrouvent avec leurs équipes et collaborent dans les bonnes conditions sans avoir de difficultés à se localiser ou à trouver une place pour s’installer ? Ceci est surtout ambigu lorsqu’on est face à des effectifs assez importants.
On a bien dit que le passage en flex-office permet de réduire les coûts opérationnels des entreprises à long terme. Mais ce n’est pas systématique. On ne peut certainement pas optimiser nos coûts avec des espaces libres non ou sous-utilisés. Se retrouver avec plus de collaborateurs que de places est à son tour nuisible à la qualité des conditions de travail si on ne met pas en place les bonnes mesures d’organisation.
Il faut donc absolument développer des processus efficaces et s’outiller des bonnes technologies pour ne pas tomber dans ces pièges.
🚩 Difficultés à entretenir une culture d’entreprise solide
Avec le passage au travail hybride, de nombreuses entreprises ont du mal à créer un sentiment d’unité et de collaboration avec un effectif décentré et dispersé. Les managers, à leur tour, se perdent face à ce nouveau mode de fonctionnement. Certains se trouvent en train de « micro-manager » les projets en cours. D’autres sont trop distants, ce qui conduit leurs employés à se désengager ou à se sentir isolés.
Le défi de maintenir une culture d’entreprise forte tout en permettant aux employés de travailler à distance peut être intimidant. Les entreprises doivent cependant trouver des moyens de combler le fossé entre les équipes physiques et virtuelles. Voici quelques astuces pour créer une expérience employé bien réfléchie :
- Consacrer des créneaux réguliers pour des “Stand up calls”.
- Veiller à ce que tous les participants se sentent inclus dans les réunions, quel que soit leur lieu de travail.
- Célébrer les bons résultats avec tous les membres de l’équipe.
- Profiter des solutions technologiques.
- Trouver des moments pour se rassembler tous au bureau afin d’apprendre à mieux se connaître, chasser l’isolement social et booster l’engagement professionnel.
Comment faire du travail hybride une solution réussie et productive à long terme
La généralisation du travail hybride est une réalité qui s’impose et il est temps de formaliser les politiques, mettre en place des processus bien efficaces, et former son personnel en la matière.
Cette nouvelle conjoncture a aussi entraîné une émergence d’outils facilitant l’organisation hybride dont il faut bien profiter. Il est important de bien choisir sa boîte à outils conformément aux besoins de son entreprise et de ses collaborateurs pour tirer le meilleur parti du mode hybride et maximiser la performance tout en nourrissant une culture de travail positive et collaborative.
Slack, Teams ou autres outils de communication permettent effectivement de rester en contact et facilitent la collaboration instantanée qui manque quand on n’est pas ensemble au bureau. Des outils de collaboration comme Notion, Trello, ou même Discord sont aussi des options innovantes pour travailler ensemble efficacement et avec fluidité. La problématique de visibilité, à son tour, a des solutions adaptées. Il existe aujourd’hui des logiciels de gestion du flex-office avec des fonctionnalités qui donnent, non seulement une visibilité sur les plannings de présence de ses collaborateurs, mais aussi la possibilité de prévoir son propre planning, se retrouver facilement, et maintenir du lien avec ses collègues.
Semana : une solution technologique pour une expérience de travail hybride fluide
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L’outil vous permet de suivre la présence de vos collaborateurs sur site ou en télétravail, planifier l’occupation de vos bureaux tout en considérant votre propre politique de télétravail, et trouver les meilleurs moments de se retrouver tous afin de créer du lien et collaborer plus efficacement.
Vous n’avez à rien changer dans vos processus, la solution peut facilement s’intégrer à des écosystèmes déjà établis.
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