Petit espace, flex-office : Opérez sereinement en contraintes capacitaires au bureau

Optimiser l’espace, favoriser la communication et s’équiper d’outils… Quels conseils pour faire face aux contraintes capacitaires au bureau ?

La crise sanitaire a été un véritable catalyseur pour accélérer la généralisation du télétravail et l’adoption du flex-office. On parle souvent des challenges managériaux qui en ont découlé en ignorant que la mise en œuvre de ces pratiques a également introduit de nouveaux défis en termes de gestion d’espace.

Certaines entreprises ont été confrontées à des bureaux vides et des espaces sous-utilisés, tandis que d’autres se sont retrouvés avec des contraintes capacitaires au bureau après avoir déménagé vers des locaux plus petits pour réduire les coûts. Un nouveau casse-tête pour les Office Managers qui se retrouvent face à deux situations différentes mais également compliquées à gérer.

Le 28 Février 2023 lors de l’Office Manager Summit, Semana a organisé un atelier sous le thème “Va falloir pousser les murs ! Comment opérer sereinement avec une capacité de bureau inférieure à son effectif ?” pour explorer comment les entreprises peuvent optimiser leur espace de travail en mode hybride. Avec la participation de trois Office Managers expérimentées, nous avons échangé sur les différents défis auxquels elles ont été confrontées et les solutions qu’elles ont mises en place pour maintenir un environnement de travail agréable et productif malgré les contraintes capacitaires au bureau.

On vous partage les principaux enseignements de cet atelier, ainsi que les conseils pratiques qui ont émergé de ces discussions.

Adapter l’aménagement des bureaux aux besoins des collaborateurs.

Plusieurs équipes n’ont pas cessé de s’agrandir même en plein confinement. Surprise, venu l’allègement des mesures sanitaires et le retour au bureau. On se retrouve avec une capacité d’espace incapable à absorber le nouvel effectif.

C’était le cas pour Powens, nous affirme Mathilde le Gouzouguec, Office Manager. Pour eux, la culture du télétravail était quasiment inexistante avant le Covid.

“Les mentalités autour du travail hybride peuvent toujours changer et il faut prévoir cela et être prêt à s’adapter.”

L’objectif actuel est de repenser l’espace de travail en le transformant en un lieu collaboratif et communautaire. On fait face à une population en constante évolution et une culture de travail en perpétuelle mutation. Il n’est plus envisageable d’imposer un retour aux anciens modes de travail.

Ce qui a poussé Powens à réinventer leur culture d’entreprise au lieu de chercher à modifier les espaces. D’où vient leur décision à adopter le flex-office et s’outiller de Semana pour faciliter cette transition et faire face aux contraintes capacitaires dans un bureau en pleine croissance.

Ceci a permis également aux managers de laisser la main aux collaborateurs d’organiser leurs semaines de travail comme ils souhaitent selon la politique de télétravail tout en respectant leurs préférences personnelles.

Les points clés à retenir pour un aménagement des bureaux plus efficace :

• Anticiper l’augmentation de l’effectif et être prêt à s’adapter aux changements.
• Consulter les collaborateurs pour comprendre leurs besoins en matière d’aménagement de bureau selon leurs préférences et habitudes de travail.
• Adopter le flex-office pour permettre aux collaborateurs de choisir leur espace de travail en fonction de leurs besoins et de leur emploi du temps.
• S’équiper des outils tels que Semana pour garantir la disponibilité des bureaux, améliorer la visibilité entre les équipes et simplifier la nouvelle organisation en mode hybride.

La force de la communication pour maintenir un environnement de travail agréable et productif.

La dispersion des équipes en travail hybride peut rendre la communication et la coordination plus difficiles. Pour faciliter cette transition, il est important de mettre en place des pratiques adaptées.

Les attentes et les responsabilités de chaque membre de l’équipe doivent être claires. En particulier les règles en matière de présence au bureau, de disponibilité et de communication. Les managers et les collègues doivent également se rendre disponibles pour répondre aux questions et résoudre les problèmes, afin que tout le monde se sente soutenu et inclus. Des réunions régulières en physique ou en ligne peuvent contribuer à maintenir une communication régulière et renforcer la cohésion de l’équipe.

Agathe Voulfow, Facility Manager chez OpenClassrooms, une organisation qui opère aujourd’hui en mode « full flex », nous partage une bonne pratique qui lui permet de lutter contre l’isolement et le désengagement des employés malgré la distance :

“Il y a un vrai rôle d’éducation à faire, les collaborateurs ne se rendent pas compte qu’au-delà du fait d’avoir réservé son poste, il est aussi important de savoir d’où chacun travaille.”

Grâce à Semana, elle garde un œil sur les collaborateurs à risque, qui ne viennent presque plus au bureau. Ceci afin de les approcher proactivement, s’assurer de leur bien-être, les inviter à s’exprimer sur leurs besoins, et les encourager à s’engager.

Les enseignements clés qu’on peut retenir pour encourager la communication au sein d’une équipe hybride :

• Rendre visible les plannings de présence et de télétravail de chacun, afin de faciliter les moments de se retrouver et de mieux s’organiser.
• Maintenir une communication ouverte et transparente entre les membres de l’équipe, qu’ils soient au bureau ou à distance.
• Organiser des réunions régulières pour maintenir une communication continue et renforcer la cohésion de l’équipe.
• Être disponible pour répondre aux questions et résoudre les problèmes.
• Promouvoir une culture d’entreprise soucieuse du bien-être de ses équipes.

Faire bon usage des données pour les stratégies futures.

Un des principaux challenges auxquels les Offices Managers font face en travail hybride, est la perte de visibilité sur la présence des autres. Le taux d’occupation des bureaux et les soucis de se retrouver en sous-capacité pèsent aussi sur leur quotidien. En utilisant les données pour analyser l’utilisation de l’espace de travail, on peut facilement identifier les espaces qui sont sous-utilisées et comprendre les raisons de cette sous-utilisation. Faudrait-il abandonner un étage ? Ou bien changer carrément vers des locaux plus petits ?

Les données peuvent aussi aider les entreprises à comprendre comment ses collaborateurs utilisent les locaux et à identifier les zones où des améliorations peuvent être apportées. Est-ce qu’en transformant les bureaux en un open space collaboratif les employés occuperont plus ces espaces ?

“En visualisant l’utilisation de l’espace de travail et en permettant aux employés de réserver les espaces qui conviennent le mieux à leurs habitudes de travail, nous avons pu favoriser la collaboration et la productivité au sein de nos équipes”

C’est exactement ce que Magalie Bru, Office Manager chez Praxedo, mettait en place dans son organisation pour se décider une nouvelle politique de télétravail adaptée aux besoins de ses collaborateurs. Elle a ainsi évoqué l’importance de se retrouver en équipe, de visualiser l’occupation des locaux, et réserver sa place. Tout cela aurait été difficile à gérer sans Semana, qui lui procurait toutes les informations nécessaires pour opérer sereinement en mode flex.

Les éléments clés à retenir pour utiliser efficacement les données dans la mise en place de stratégies futures en flex-office et pour éviter les problèmes de surcapacité de bureaux sont les suivants :

• L’utilisation des données peut aider à prendre des décisions éclairées sur l’optimisation de l’espace de travail et l’adaptation aux besoins des collaborateurs
• Les données peuvent aider à identifier les zones sous-utilisées de l’espace de travail et comprendre les raisons de cette sous-utilisation
• Les données peuvent aider à comprendre comment les collaborateurs utilisent l’espace de travail et identifier les zones nécessitant des améliorations
• Une politique de télétravail adaptée peut être mise en place grâce aux données pour répondre aux besoins des collaborateurs
• Les outils tels que Semana peuvent fournir les informations nécessaires pour opérer sereinement en cas de surcapacité de bureaux.

Il n’y aura plus de retour en arrière dans le monde de travail. La pandémie a bouleversé notre façon de travailler et a introduit de nouveaux modes et habitudes qui sont là pour rester. En tant qu’office manager, il est essentiel d’être à l’écoute des nouvelles tendances. Il faut absolument s’adapter en conséquence pour maintenir une collaboration démocratique et alignée avec les objectifs de l’organisation.

Dans ce contexte, le choix des bons outils, tels que Semana, peut faciliter la transition vers de nouvelles formes de travail, comme le flex-office. Semana est un outil de gestion de travail hybride intelligent, adaptable à divers besoins. Il permet de suivre la présence des collaborateurs sur site et en télétravail, de planifier l’occupation des bureaux en prenant en compte les politiques de télétravail, et d’optimiser les moments pour se retrouver afin de favoriser la collaboration.