Concilier flexibilité et collaboration au travail avec une solution flex office

Le flex office c’est le moyen de dire adieu à ce bureau spécifique qui vous rappelle chaque jour que le travail ne se limite pas à un seul endroit. C’est la liberté de choisir où et comment vous travaillez, favorisant ainsi un équilibre dynamique entre vie professionnelle et personnelle. Pour gérer cette flexibilité, les entreprises optent de plus en plus pour une solution flex office afin d’offrir une visibilité instantanée sur la disponibilité des espaces de travail et la présence des collègues, permettant aux employés de mieux planifier leur semaine au bureau ou en télétravail.

Une solution flex office contribue à une gestion efficace des espaces et des ressources que l’entreprise met en place pour répondre aux besoins en constante évolution de ses diverses équipes. Néanmoins, cette nouvelle approche ne se limite pas à la manière dont nous travaillons, elle impacte également la culture de l’entreprise quand les collaborateurs se voient de moins en moins, ne se croisent plus à la machine à café et communiquent par voie digitale en priorité. 

Le flex office apporte des avantages significatifs, à la fois pour les entreprises et pour leurs équipes. En créant des espaces adaptés aux collaborateurs, on brise la routine, stimule la créativité et l’innovation quel que soit l’espace choisi. A noter que l’aspect essentiel de la collaboration en entreprise n’est pas à perdre de vue, même si l’espace partagé n’est pas forcément le même. Les entreprises ont maintenant la possibilité de faire de cette flexibilité un atout majeur pour motiver le retour au bureau, attirer et retenir les talents, ou encourager l’innovation, mais nombreux sont les défis qui s’opposent à une collaboration hybride et qui creusent la distance entre les membres de l’équipe : “Comment éviter que certains se sentent exclus car ils ne viennent pas souvent ? Est-ce que c’est possible de rester connecté quand on n’est pas physiquement ensemble ? Comment savoir quand les autres seront disponibles pour programmer une réunion ?” 

Face à ces questions, la solution flex office endosse le rôle de réconciliatrice entre les employés et la flexibilité. La clé réside dans la capacité à faire cohabiter ces deux éléments de manière harmonieuse. Découvrons les pratiques offertes par une solution de flex office dans le but de proposer un environnement où la flexibilité et la collaboration se complètent mutuellement, sans compromis.

Comment la distance impacte la collaboration hybride ?

Prenons l’exemple de la distance physique entre les collègues qui se manifeste différemment lorsque nous sommes au travail et chez nous. Dans un bureau traditionnel, vous pourriez simplement tourner la tête pour poser une question ou démarrer une conversation avec un collègue, mais dans un environnement hybride, cette proximité n’est pas garantie. Lorsqu’on ne voit pas les autres on pense moins à interagir avec eux, sans occasions pour échanger ou se revoir, la connexion s’estompe au fil du temps. Cette absence de contact physique se répercute sur de nombreuses étapes de la relation inter-équipe à commencer par l’accès à l’information : “Comment avancer sur les projets si tout le monde ne vient pas au bureau le même jour ?” ; “Comment savoir qu’un collaborateur qu’on ne voit plus au passage a des compétences ou infos pertinentes à contribuer ?”. Des petites actions réalisables en quelques minutes en présentiel, par le bouche à oreille ou une simple prise de parole, demandent plus de temps à distance. On peut penser à résoudre ce problème grâce aux outils de communication, mais faut-il déjà ne pas oublier de communiquer de manière formelle ou non avec toutes les équipes. 

Quand les collègues sont éparpillés dans des univers différents de travail (en présentiel ou à distance), la communication est rendue compliquée. On rate les discussions inspirantes de nouveaux projets et des débats sur le meilleur film de l’année qui animent et motivent chacun. Ces échanges simplifient le partage d’idées, mais aussi la résolution de problèmes ensemble et de vive voix. Moins voir ses collègues fragilise aussi la connexion qu’il y a entre eux, la distance questionne la vision de l’équipe : “Comment s’assurer que chacun reste sur la même longueur d’onde ?”. Consacrer son temps à s’assurer de bien faire partie de l’équipe, mobilise vainement l’énergie des employés pouvant amener à une baisse de confiance en soi, de  productivité et de créativité. 

Une solution flex office est un instrument qui peut aider l’entreprise à aller à l’encontre de ces disparités au sein des équipes, sans nuire à la flexibilité des équipes.  Certaines astuces sont bonnes à explorer et à développer pour garder ce lien, quel que soit notre lieu de travail. L’objectif étant de ne pas laisser la distance nous priver de ces moments qui animent la vie au bureau ou à distance.

La flexibilité au service de la collaboration

Pour surmonter ces défis, répondre aux besoins de la collaboration dans un environnement flex office est primordial. En d’autres termes, la mise en place d’outils et de pratiques adaptés à un environnement hybride garantit une communication et coordination durable et réussie entre les équipes.

• Communication transparente et efficace : Les équipes doivent pouvoir communiquer efficacement, qu’elles travaillent au  bureau ou à domicile. Une solution flex office offre la souplesse de choisir son lieu de travail tout en restant connectés via des outils de communication. Pour améliorer la fluidité des échanges, Semana est directement intégré aux applications Teams et Slack, simplifiant ainsi le parcours d’utilisation : tout se fait directement là où les collaborateurs travaillent déjà. La solution permet également de publier des annonces ciblées aux populations concernées (ceux avec un statut au bureau jeudi, ou tout l’effectif du bureau de Nantes, par exemple) pour animer la vie au bureau et communiquer efficacement des actualités. L’objectif principal est de maintenir une connexion continue, peu importe l’emplacement géographique des collaborateurs.
• Synchronisation des données :  Collaborer, c’est trouver le bon moment et le bon endroit pour se réunir. Dans un environnement hybride, avoir une vue d’ensemble sur les plannings de présence et les espaces permet l’organisation efficace des réunions et des activités d’équipe. Repérer les moments opportuns pour les rencontres en croisant les informations de l’agenda avec les données Semana de présence au bureau ou en télétravail. Évitez les conflits de disponibilité et facilitez la sélection de la salle de réunion adaptée ou d’une visio. Le traitement de ces données permet de gérer efficacement les ressources afin d’éviter la sous-utilisation des espaces ou leur double réservation.
• Création d’un environnement inclusif :  Le travail hybride peut créer un sentiment d’isolement. Une solution flex office peut favoriser l’inclusion en facilitant la connexion entre collaborateurs et donnant envie de revenir au bureau pour se retrouver avec les collègues. Et grâce aux programmes de rencontre, une solution telle que Semana encourage les interactions sociales, même à distance, pour renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise. La collaboration efficace implique d’établir un environnement où les employés se sentent connectés à l’organisation et liés à leur équipe. Cette connexion s’entretient par la planification de réunions en personne, de lunch and learn, ou d’after work de manière régulière. L’objectif est de renforcer les liens au sein de l’équipe et de susciter l’engagement chez les salariés pour entretenir une dynamique de collaboration et de productivité.

Ces mesures contribuent à relever les défis de la collaboration dans un environnement flex office tout en préservant l’efficacité et le bien-être de l’équipe, qu’elle soit à distance ou sur site.

Etre flexible et collaborer n’est pas une mission impossible

Le défi majeur de la collaboration hybride consiste à harmoniser l’expérience de l’équipe à distance et sur site. Préserver la flexibilité ne signifie pas sacrifier la collaboration ; c’est au contraire un levier pour stimuler l’innovation et anticiper les besoins à venir. Une solution flex office une vue panoramique sur les ressources de l’entreprise, préservant ainsi le sentiment d’appartenance à une équipe et à l’entreprise. Travailler à des endroits différents exige une communication solide, ingrédient clé de la collaboration hybride. En effet, la transmission fluide d’informations amène à une collaboration efficace dans un contexte hybride. La solution flex office endosse un rôle de hub central, où toutes les informations se retrouvent, réduisant ainsi la disparité au sein des équipes. Concernant le maintien du lien dans les équipes, Semana encourage l’engagement des employés en les incitant à proposer ou à accepter des rencontres selon leurs disponibilités, luttant ainsi contre toute perte de contact. Collaborer peut devenir tout aussi simple à distance lorsqu’on utilise la bonne solution flex office, et que l’on veille à encadrer les équipes dans la flexibilité.