Comment organiser efficacement le retour au bureau

Après deux mois de télétravail, l’organisation du retour au bureau est en cours, et cette fois-ci, c’est pour durer. Découvrez les meilleures pratiques pour réussir cette transition en prenant compte des enseignements des clients et en impliquant les managers.

L’occasion de remettre à plat un certain nombre de règles de fonctionnement visant à organiser la vie au bureau sur le long terme. Forts des enseignements issus de nos échanges avec nos différents clients, nous vous livrons les bonnes pratiques pour mener à bien ce retour au bureau :

Le prétexte réglementaire

Le recours au télétravail sera simplement ”recommandé” à partir de février. Vous pouvez désormais vous appuyer sur la réglementation actuelle afin de fixer une échéance claire et ainsi officialiser le retour au bureau de vos collaborateurs. Un moment idéal pour aussi réaffirmer le cadre général de votre politique de télétravail et les personnalisations requises vis-à-vis de certaines populations ou individus.

Reprenez la température

Certains collaborateurs n’en peuvent plus de travailler à distance. D’autres, au contraire, sont partis loin et ne veulent plus revenir dans les locaux. Cette étape nouvelle dans l’organisation de vos bureaux nécessite peut-être quelques ajustements. Prenez le temps de réévaluer les envies et contraintes de vos équipes en focalisant à la fois sur leur rapport au bureau et au télétravail.

L’implication des managers

Souvent au premier plan lorsqu’il s’agit de faire face aux difficultés des travailleurs hybrides, les managers constituent la clé de voûte du succès de votre retour au bureau. Il est indispensable de les impliquer lors de l’élaboration du cadre général de votre politique, de la personnalisation des règles en fonction des contraintes de chacun afin de s’assurer que les règles sont bel et bien suivies dans la durée.

Avec le nouveau rôle de Manager, Semana vous permet désormais de leur donner des droits supplémentaires et ainsi de gérer directement pour leurs équipes :

• Les plannings de présence
• L’allocation des espaces
• La politique de télétravail

Un pacte gagnant-gagnant

Comment garantir que ces nouvelles règles seront appliquées ? Comment assurer un suivi sans être perçu comme du “flicage” intrusif ?

Positionnez votre communication en insistant sur le contexte et les avantages liés à ces nouvelles règles :

• Bénéficiez de plus de flexibilité et d’autonomie dans l’organisation de votre travail.
• En contrepartie, vous êtes invités à donner de la visibilité sur vos plannings de présence au bureau.

Non seulement les responsables RH sont dans l’obligation légale de savoir à tout moment où se trouvent leurs collaborateurs, mais la transparence sur les plannings est une condition indispensable pour favoriser la collaboration et la socialisation des équipes hybrides.

Des fonctionnalités pour faciliter la vie de vos collaborateurs

Encore une tâche administrative ? Vos équipes rechignent à l’idée d’avoir à saisir leurs plannings dans un nouvel outil ?

Le planning sur Semana est simple et rapide (exemple video). Pour faciliter son utilisation et limiter la friction, pensez à utiliser toutes les fonctionnalités à disposition dans Semana :

• Synchronisation des calendriers pour visualiser le statut de présence directement dans votre calendrier
• Application Slack pour déclarer sa semaine, visualiser les statuts et plannings des autres équipes et recevoir des notifications directement depuis Slack
• Programmer des notifications pour envoyer un rappel hebdomadaire à vos collaborateurs sur leur planning
• Impliquer vos managers en leur donnant des pouvoirs supplémentaires dans l’application et ainsi leur confier la gestion de leurs équipes.