Mieux gérer ses bureaux en flex office : votre guide de référence

La généralisation du télétravail va souvent de pair avec une transition vers le flex office. Un défi pour les responsables RH et Office Managers qui doivent s’interroger sur la méthode d’affectation des espaces la mieux adaptée à leur organisation. Comment gérer ses bureaux en flex office en conciliant contraintes organisationnelles et capacitaires sans froisser les desiderata des équipes ? Puisque chaque entreprise est unique, faisons ensemble le tri des différentes approches qui s’offrent à vous pour vous aider à trouver le point d’équilibre idéal.

Étape 1 : Faire un état des lieux complet de vos besoins et contraintes en terme de flex office

Une transition au flex office se prépare bien. Avant toute chose, prenons le temps de diagnostiquer votre situation. Chaque entreprise est unique et il est essentiel de dresser une liste exhaustive des contraintes que vous allez devoir concilier :

Évaluation des contraintes spatiales

Pour une gestion efficace des bureaux en flex office, il est crucial de tenir compte de deux aspects clés lors de l’évaluation des contraintes spatiales : 

• Analysez le taux de foisonnement de votre entreprise : Notre benchmark semble converger vers un ratio situé autour de 75% (nombre de bureaux / effectif %), généralement considéré comme optimal, permettant une utilisation optimisée des espaces sans surpopulation ni bureaux inutilisés.
• Effectuez un état des lieux détaillé du découpage de vos espaces en prenant en compte les étages et les contraintes spatiales spécifiques. Cette évaluation vous aidera à comprendre l’impact de la disposition actuelle des bureaux sur l’organisation globale. 

Considérations liées aux ressources humaines

La prochaine étape du processus serait de se référer à la charte de télétravail de l’organisation. Cela permet de déterminer la probabilité que les collaborateurs soient présents au bureau chaque jour de la semaine, et d’adapter en conséquence la gestion des espaces.

De plus, il est essentiel de prendre en compte les exigences de la direction et des managers concernant la présence des équipes. Cela peut inclure des jours fixes de présence, des priorités spécifiques ou des besoins d’équipement particuliers.

Enfin, l’organigramme de l’entreprise et les affinités entre les équipes doivent également être pris en considération. Ces éléments jouent un rôle clé dans le découpage des zones et l’affectation des espaces de travail.

Implication des collaborateurs

Pour mieux comprendre les préférences personnelles des collaborateurs concernant le passage au flex office, il est essentiel de recueillir leurs feedbacks. Une méthode courante consiste à envoyer un questionnaire afin d’obtenir des informations clés telles que le nombre de jours et les jours de présence souhaités, les activités prévues, ainsi que les contraintes personnelles telles que la mobilité ou les responsabilités familiales.

Pour faciliter le calibrage des zones et la détermination du taux d’occupation en fonction de votre politique de télétravail, nous vous proposons notre simulateur de flex office gratuit :

Étape 2 : Définir les méthodes d’affectation des espaces

Une fois que vous avez identifié les contraintes spécifiques, il est temps de définir les règles de votre organisation en flex office, en précisant le mode d’attribution des espaces. Vous devez déterminer le mode qui correspond le mieux à vos besoins et objectifs, en attribuant les espaces à des populations plus ou moins ciblées. Voici quelques options courantes :

Postes dédiés :

• Les individus ont un bureau qui leur est réservé tout au long de l’année.
• Ce mode d’attribution est généralement utilisé par les équipes de direction, les RH et les services financiers ou comptables qui traitent des données sensibles et stockent des documents physiques.
• Les utilisateurs peuvent personnaliser leur espace de travail en sachant que personne d’autre ne s’assiéra à leur place.

Zoning par équipe :

• Un groupe de bureaux réservés exclusivement à une équipe ou un département spécifique.
• L’avantage principal est de permettre aux membres d’une même équipe de se retrouver dans le même espace de travail et de favoriser la collaboration intra-équipe.
• Cela permet également d’associer des équipes ayant des contraintes similaires telles que des besoins sonores (équipe de vente) ou d’équipement (équipe IT ou design).

Espaces non attribués :

• Les espaces sont réservables par n’importe qui dans l’organisation, indépendamment de leur équipe.
• Cette approche est appréciée par les organisations qui souhaitent maximiser les interactions entre différentes équipes et offrir une plus grande liberté aux collaborateurs.
• Les espaces non attribués sont également utiles pour accueillir des visiteurs ou des collaborateurs venant d’autres sites.

Étape 3 : Sélectionner l’unité de réservation appropriée

En parallèle, plusieurs options d’unité de réservation peuvent être envisagées en fonction du niveau de flexibilité que vous souhaitez accorder à vos collaborateurs.

Réserver un desk dans la zone :

• Les collaborateurs réservent le bureau de leur choix au sein d’une zone spécifique pour une journée donnée.
• Cette approche offre aux collaborateurs une garantie quant à leur emplacement attribué, tout en offrant une meilleure visibilité sur la localisation exacte de chaque individu. Cela facilite la gestion et la collaboration au sein de l’espace de travail.

Déclarer sa présence dans la zone :

• Avec cette approche plus flexible, les collaborateurs se contentent de réserver leur présence dans une zone sans se soucier de l’emplacement précis.
• À leur arrivée au bureau, ils peuvent s’asseoir sur un emplacement libre de leur choix dans la zone réservée. L’outil Semana garantit que les réservations ne dépassent pas la capacité de la zone pour une journée donnée.

Découvrez comment réserver une zone plutôt qu’un desk et offrir plus de flexibilité à vos collaborateurs sur Semana. 

Déclarer sa présence au bureau :

• Cette approche offre une plus grande liberté aux collaborateurs. Ils se contentent de déclarer leur présence au bureau sans indiquer un emplacement spécifique. Ils sont libres de choisir librement un bureau disponible tout au long de la journée. 
• Cette approche favorise le phénomène de sérendipité, permettant des rencontres et découvertes inattendues.

Combiner les approches pour mieux gérer ses bureaux en flex office

Pour gérer ses bureaux en flex office plus efficacement, de nombreuses organisations optent pour une combinaison de ces différentes approches, afin de bénéficier des avantages de chaque méthode.

Les équipes peuvent être associées à des modes de gestion plus ou moins flexibles en fonction de leurs contraintes et de leurs préférences spécifiques. Cela permet de trouver un équilibre adapté à chaque équipe et de répondre aux besoins individuels.

Il est également courant de mettre en place des espaces libres et dédiés à différents endroits, offrant ainsi plusieurs avantages :

• Débordement des équipes en cas de surpopulation : Ces espaces supplémentaires permettent aux équipes de trouver des bureaux disponibles lors des journées où il y a une affluence plus importante que prévue.
• Rencontres cross-fonctionnelles : Les espaces communs favorisent les rencontres entre les membres de différentes équipes. Cela encourage la collaboration interdisciplinaire et la diffusion des idées.

Étape 5 : S’outiller d’une bonne solution flex office

Dans un environnement professionnel axé sur la flexibilité et la productivité, l’adoption d’un outil de flex office est essentielle. Il permet de faciliter la gestion des espaces de travail partagés, la réservation des bureaux et des salles de réunion, ainsi que la gestion des équipes hybrides. Semana, par exemple, est un outil de gestion de travail hybride intelligent qui offre une solution centralisée pour répondre à ces besoins. Il permet de suivre la présence des collaborateurs sur site et en télétravail, de planifier l’occupation des bureaux en tenant compte des politiques de télétravail, et de favoriser la collaboration.