3 astuces pour un travail hybride de qualité

Nous avons eu l’occasion de rencontrer Tony Archambeau, fondateur de Organilog. Voici 3 astuces pour organiser un travail hybride de qualité.

#1 Mettre en place des horaires fixes et clairement définis

L’une des astuces essentielles pour un travail hybride de qualité consiste à établir des horaires fixes et clairement définis. L’idée fausse courante est que les télétravailleurs sont toujours disponibles. En réalité, ils doivent être joignables par téléphone, Zoom ou tout autre moyen de communication, que ce soit visuel ou oral. Ainsi, les plages horaires des télétravailleurs doivent correspondre à celles du bureau, avec des horaires fixes et bien communiqués, de manière à ce que tous les salariés soient informés de leur disponibilité.

Clarifier les horaires de travail présente également l’avantage de séparer la vie professionnelle de la vie personnelle. En définissant clairement les heures de travail, on évite le surmenage et le stress qui en découle.

#2 Éviter les réunions hybrides

Organiser une réunion hybride demande un sens de l’organisation et par-dessus tout, de la patience. Vous serez souvent submergé par le bruit ambiant et par les problèmes techniques en tout genre. De plus, il existe une barrière entre les différents participants lors d’une réunion. En effet, les personnes en distanciel ne se sentiront pas forcément légitimes d’être dans une réunion physique. Le fait d’être isolé du groupe peut rendre difficiles les échanges.

Il est judicieux de séparer en deux réunions bien distinctes. Une pour les présentiels, et une pour les distanciels. De cette manière, vous serez plus efficace et gagnerez du temps.

Si malgré tout, vous êtes contraints d’organiser une réunion hybride, voici quelques conseils :

• Nommer une personne qui sera en charge d’animer la réunion ;
• Informer aux participants distanciels d’utiliser la messagerie instantanée ou à “lever la main” pour émettre une opinion quelconque ;
• Les participants physiques devront parler lentement et fort pour être suffisamment compris par les personnes à distance ;
• Vérifier régulièrement si le son est correct pour les personnes à distance ;
• Favoriser l’échange vers des personnes spécifiques pour éviter le ”brouhaha”.

#3 Archiver le savoir dans une base de connaissance

Constituer une base de connaissance interne est essentiel, en particulier pour les entreprises exerçant le travail hybride. L’idée est de permettre aux équipes distancielles et physiques d’utiliser ces connaissances afin de collaborer plus facilement ensemble.

Concrètement, les différents services d’une entreprise alimentent continuellement une bibliothèque en ligne visant à centraliser les informations collectées. La nature de ces informations est multiple :

• Des procédures spécifiques
• Un archivage de problèmes solutionnés
• Les Personas d’une entreprise
• Etc.

En enrichissant davantage la base de connaissance, les équipes peuvent échanger plus facilement sur un sujet en particulier. Cette bibliothèque doit être accessible à tous, même pour les télétravailleurs. C’est pourquoi elle doit être en ligne.