3 astuces pour simplifier son quotidien en flex office 

Est-ce que ça vous est déjà arrivé de prendre plus de temps à organiser sa semaine, qu’à atteindre les objectifs fixés ? Surtout quand on évolue dans un environnement hybride, on essaie de venir au bureau lors des réunions d’équipes, et de faire du télétravail quand on a des tâches qui demandent plus de concentration. On se retrouve facilement à jongler avec les réunions virtuelles, les moments de travail en équipe et les temps de pause, quand on y trouve le temps. Comment garantir productivité et efficacité au milieu de cette flexibilité ? Saviez-vous que 58% des travailleurs passent leur temps à organiser leur travail ? C’est comme naviguer sur un océan de tâches sans boussole ni carte. Investir dans une meilleure organisation est bien plus qu’un simple conseil ! Dans cet article, nous allons vous guider à travers ce labyrinthe de la flexibilité avec 3 astuces pour simplifier son quotidien en flex office. 

Astuce 1 : Utiliser un outil de gestion de planning de présence

Au milieu de cette flexibilité, vous avez peut-être besoin de savoir par où commencer ? Pour ça, on a besoin de centraliser les informations dont on a besoin, n’est ce pas ? Simplifier son quotidien en flex office débute par la gestion de son planning de présence. Lorsque vous travaillez en flex office, savoir où se trouvent vos collègues peut être aussi délicat que de retrouver vos clés de voiture un lundi matin.  L’utilisation d’une solution flex office permet non seulement de gérer les plannings de présence des collaborateurs, mais renforce la visibilité sur la disponibilité de chacun. En effet, simplifier son quotidien rime aussi avec des moments de collaboration et de rencontres. Un défi réalisable qui casse tout silos inter-équipe lorsqu’on déclare sa semaine.

Astuce 2 : Optimiser la réservation d’espaces

Se rendre au bureau c’est aussi retrouver ses collègues dans l’open space, partager des moments à la pause café ou se réunir dans des salles dédiées. Cependant, rien n’est plus frustrant que d’arriver à la salle de réunion pour découvrir qu’elle est déjà occupée. C’est là qu’une solution flex office comme Semana entre en jeu, offrant une nouvelle perspective à vos salles de réunion. Semana simplifie la réservation des salles de réunion en offrant une vue détaillée sur leur disponibilité, leur disposition et leurs équipements. Imaginez-vous pouvoir réserver une salle aussi facilement que de commander un café. Vous pouvez voir en un coup d’œil si la salle répond à vos besoins, que ce soit pour une réunion formelle avec une grande table de conférence ou une session de brainstorming dans un espace plus décontracté. Vous avez la possibilité de commander ce qu’il vous manque pour une expérience collaborateur unifiée et personnalisée.  
En optimisant les espaces, une meilleure utilisation des ressources est garantie. Savez-vous que les frais de location d’une salle de réunion pour 4 à 10 personnes varient en 100 et 150. Tout en maximisant l’efficacité des espaces, les coûts peuvent être maîtrisés par une bonne rotation et utilisation des équipes.

Astuce 3 : Entretenir le lien social 

Dans un univers où les moments informels sont aussi vitaux que les pauses cafés, maintenir le lien social est crucial. Pourquoi est-ce si important ? Eh bien, pensez-y comme à l’huile qui lubrifie les rouages de votre équipe. Le lien social en entreprise est essentiel à la collaboration et la productivité. Une équipe qui se sent connectée et soutenue est plus susceptible de travailler ensemble de manière harmonieuse et efficace.
Les tâches peuvent parfois s’accumuler plus vite que les mails non lus dans votre boîte de réception. On se retrouve parfois sans avoir un moment pour souffler et entretenir le lien social en entreprise. Le lien social, c’est un investissement dans le bien-être et la performance des équipes. Les temps de détente, de pause ou de cohésion réduisent le stress et aident à repartir avec les batteries pleines.  Les employés dont l’engagement est élevé sont 17% plus efficaces que ceux qui ne le sont pas. Encouragez les échanges informels, organisez des événements pour booster le quotidien de vos équipes. La flexibilité n’est pas un luxe, c’est une nécessité pour préserver la santé mentale et la productivité de vos équipes.

Organisez votre semaine pour une efficacité accrue

Ces 3 astuces pour simplifier son quotidien en flex office sont la clé pour une gestion fluide et efficace de votre temps et de votre espace de travail. Mieux gérer votre planning de présence, c’est optimiser les interactions avec vos collègues et maximisez votre disponibilité pour les temps de collaboration. De même, en planifiant judicieusement la réservation des espaces de travail, vous évitez frustrations et retards, tout en garantissant une utilisation optimale des ressources.
Enfin, en entretenant le lien social, vous favorisez un environnement de travail positif et stimulant, propice à la productivité et au bien-être de chacun. N’hésitez pas à mettre ces conseils en pratique et vous constaterez rapidement que le temps passé à planifier est le temps le mieux investi.